e-Arşiv Nedir? sorusuna yanıt aradığınızda Gelir İdaresi başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak düzenlenen faturaların elektronik ortama taşınması, muhafaza edilmesi ve elektronik ortamda raporlanmasını kapsadığını göreceksiniz. e-Arşiv Fatura sistemi ile hazırlanmış faturaların, alıcının ve göndericinin arasında güvenli bir şekilde ulaşması için geliştirilmiş bir sistemdir. Vergi Usul Kanunu VUK 509 hükümlerine göre, e-Arşiv kullanıcısı olabilmek için e-Fatura kullanıcısı olma zorunluluğu vardır. e-Fatura ve e-Arşiv Fatura entegrasyonunuzu tamamladıktan sonra e-Fatura kullanıcısı olmayan tüm müşterilerinize e-Arşiv Fatura gönderebilirsiniz .e-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında ise, elektronik ortamda oluşturulan fatura alıcısına kağıt olarak gönderilen veya elektronik ortamda iletilen şekli aslını oluşturur ve düzenleyen tarafından muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir. GİB’den e-Arşiv izni alan mükellefler, elektronik ortamda oluşturdukları faturayı, elektronik ortamda muhafaza etmektedirler.

e-Arşiv Uygulaması

Birçok avantajı bulunan sistemin basım, gönderim ve arşiv maliyeti yoktur. Ayrıca fatura gönderimi ile ibrazı kolay ve hızlı tamamlanır. Fatura oluşturulduktan hemen sonra müşteriye iletilir. Ayrıca otomatik veri kaydı ile hata ihtimalini en aza indirgemesi e-Arşiv Fatura avantajları arasında yer almaktadır. Faturaların kaybolma olasılığı engellenerek kolay erişim imkanı sağlanmaktadır. Alınan ve iletilen faturalar elektronik ortamda korunur.

Kimler e-Arşiv Fatura Kullanmak Zorundadır?

e-Arşiv Nedir? ve neden kullanılmalıdır sorusuna yanıt olarak, e-Arşiv sistemi ve e-Fatura sisteminin sağlamış olduğu artı değerlere bakabilirsiniz. e-Arşiv sisteminde, 7 iş günü otomatik ters kayıt ve onay bildirimi gibi akıllı algoritma hizmetleri sunulmaktadır. Günümüzde e-Arşiv sisteminden sadece e-Fatura sistemine kayıtlı olan kullanıcılar faydalanabilir. Sisteme geçiş yapmak e-Fatura kullanıcılarına büyük avantajlar sağlamaktadır. e-Arşiv uygulamasına hizmet sağlayan entegratörler sayesinde, perakende sektörü başta olmak üzere çok sayıda fatura gönderimi yapan firmalar zaman, iş gücü,dağıtım ve arşivlemede tasarruf sağlamaktadırlar. Ayrıca bu uygulamayı kendi bilgi ve işlem sistemi üzerinden veya özel entegre sistemi üzerinden olmak üzere iki ayrı yöntem ile kullanabilirsiniz.

e-Arşiv Uygulaması Kapsamı

e-Arşiv Uygulamasından yararlanabilmek için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen esaslara göre başvuru yapılması gerekmektedir.

Yayınlanan son Tebliğ kapsamında, e-Arşiv Uygulamasından yararlanma izni verilen mükellefler;

Vergi Usul Kanunu (VUK 509) Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olanlara düzenledikleri faturaları anılan Tebliğe göre, e-Fatura olarak oluşturmak, iletmek, muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar.
VUK 509 Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine, e-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, kâğıt ortamında göndermeye ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz etmeye zorunludurlar. Bununla birlikte söz konusu mükellefler, e-Arşiv Uygulaması kapsamında oluşturdukları faturaları alıcısının talebi doğrultusunda ve efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-Fatura format ve standardını kullanmak ve de söz konusu faturanın basılabilir görüntüsünü de eklemek şartıyla, müşterilerine elektronik ortamda da iletebilirler. Bu durumda e-Arşiv Fatura’nın ayrıca kağıda basılmasına gerek bulunmamaktadır.
Vergi mükellefi olmayanlara ise, e-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, müşterilerinin talebi doğrultusunda elektronik ortamda iletmeye veya kâğıt ortamında göndermeye, oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza etmeye ve istenildiğinde ibraz etmeye zorunlu olmaktadırlar.

Başkanlık, gerek görmesi ve önceden haber vermesi halinde, bu madde hükmünün uygulamasında sektör ve mükellef grupları itibariyle özel izin verebilir, e-Arşiv Fatura formatında ve faturanın alıcısına teslim yöntemlerinde değişikliğe gidebilir.

e-Arşiv Fatura’ya Nasıl Geçiş Yapılır?

e-Arşiv sistemine geçmek isteyen tüm mükelleflerin Vergi Usul Kanunu (VUK 509) Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir. Sisteme geçiş yapmanın farklı yolları mevcuttur. Bu seçenekleri şu şekilde sıralayabiliriz:

İlk seçenek olarak, sisteminizi doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemine entegre ederek uygulamaya dahil olabilirsiniz. Bu yöntem için bazı kriterleri ve sertifikasyonları tamamlamayı gerektirir. Bu aşamalar bazı kullanıcılar için zorlu bir aşama olarak görünebilir ancak her ay fazla sayıda fatura oluşturmak zorundaysanız bu yöntemi değerlendirebilirsiniz.

Diğer bir seçenek olarak, GİB tarafından yetkilendirilen özel bir e-Arşiv Fatura entegratör şirketi aracılığıyla uygulamaya katılmaktır. Uyumsoft’un avantajlı e-Uyum çözümleriyle kolaylıkla geçiş sağlayabilirsiniz.

e-Arşiv Fatura Başvuru Sorgulaması Nasıl Yapılır? Hangi Bilgilere İhtiyaç Duyulur?

e-Arşiv Fatura başvurusu sorgulama işlemi yaptığınız başvurunun doğru bir şekilde ilerlediğinden emin olmanız için önemli bir adımdır. Başvuru işlemlerinizi yaptıktan sonra Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından onay verilmesi beklenir. Bekleme sürecinde sorgulama yapmak isteyebilirsiniz. Sorgulama yapan kişinin niteliğine göre izlenecek adımlar da farklılık gösterebilir. Eğer e-Arşiv Fatura başvura sorgulaması yapan bir tüzel kişi ise vergi kimlik numarası ve firmanın e-posta adresi gereklidir. Gerçek kişi ise T.C. kimlik numarası ile birlikte firma e-posta adresi istenecektir.

Sorgulama Sırasında Nelere Dikkat edilmelidir?

Sorgulama yaparken olası hataların önüne geçmek için dikkat etmeniz gereken noktalar bulunmaktadır. Girilen vergi kimlik numarası, e-posta adresi ve T.C. Kimlik numarasının eksiksiz girilmesi gerekir. Aksi takdirde başvuru sorgulama işlemi olumsuz bir şekilde ilerleyebilir.

Değerlendirme ve İzin

e-Arşiv Uygulamasını kendi bilgi işlem sistemi üzerinden kullanmak için yapılan başvurular, mükellefe ait sistemin yapısı, işleyişi ve bu sistemde düzenlenen belge ve raporların Tebliğde ve https://ebelge.gib.gov.tr/anasayfa.html internet adresinde yayımlanan e-Arşiv Kılavuzunda belirlenen usul ve esaslara uygun olup olmadığı Başkanlık tarafından değerlendirilmektedir.

Başkanlık gerek görmesi halinde, ilave bilgiler isteyebileceği gibi, mükellefe ait bilgi işlem sisteminde yerinde incelemeler yapabilir Yapılan değerlendirme sonrasında başvuruları uygun bulunan mükelleflere yazı ile e-Arşiv izni verilir. Değerlendirme aşamasında eksiklikleri tespit edilen mükelleflere, söz konusu eksiklikleri gidermeleri için yazı ile 1 yıl süre verilir. Bu süre içerisinde, eksikliklerini gidermeyen mükelleflerin başvuruları reddedilebilir. Bu durumdaki mükelleflerin, reddi izleyen 1 yıl içerisinde yapacakları başvurular kabul edilmez. Bu durum, mükelleflerin e-Arşiv Uygulamasından Başkanlıktan izni alan özel entegratörler vasıtasıyla yararlanmalarına engel teşkil etmemektedir. Başkanlıktan izin alan Uyumsoft’un da aralarında bulunduğu özel entegratörler, anlaşma yaptıkları mükelleflere ilişkin bilgileri Başkanlık sistemine yüklediklerinde ebelge.gib.gov.tr İnternet adresinde yayımlanan kılavuzlarda açıklanan elektronik mesaj yapısına uygun onayı almaları halinde, anlaşma yaptıkları mükelleflere, e-arşiv hizmeti vermeye başlamaktadırlar.

e-Arşiv Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır?

İşletmelerin dönüşüm yolculuğunda e-Arşiv Fatura kullanımı sıklıkla tercih ediliyor. Müşterilerine fatura gönderen işletmeler, e-Arşiv Fatura sorgulama yaparak muhasebe kayıtlarını ve kontrollerini gerçekleştiriyorlar.

GİB tarafından yayınlanan tebligat ile e-Fatura ve e-Arşiv Fatura geçiş zorunluluğu olan işletmelerin sayısında artış görüldü. e-Dönüşüm’e ilk kez dahil olacak kullanıcılar için e-Fatura ve e-Arşiv Fatura sorgulamasını nasıl yapacaklarını ele aldık.

e-Arşiv Fatura sorgulama işlemlerini gerçekleştirmek için aşağıdaki adımları takip etmelisiniz:

GİB resmi web sitesine erişim sağlayın.
Ana sayfada yer alan “E-Fatura ve E-Arşiv Sorgulama” bölümünü bulun.
Sorgulama yapmak istediğiniz belge türünü seçin (e-fatura veya e-arşiv fatura).
İlgili belgeye ait bilgileri girin, genellikle fatura tarihi, fatura numarası veya fatura serisi gibi bilgiler talep edilir.
Gerekli bilgileri doğru ve eksiksiz bir şekilde girdikten sonra “Sorgula” seçeneğine tıklayın.
Sorgulama sonucunda, belgenin geçerlilik durumu, mükellef bilgileri ve diğer ilgili detayları görüntüleyebilirsiniz.

e-Fatura mükellef sorgulama işlemi için ise aşağıdaki adımları izlemelisiniz:

GİB resmi web sitesine giriş yapın.
Ana sayfada yer alan “Mükellef Hizmetleri” veya benzeri bir bölümü bulun.
Bu bölümü tıkladıktan sonra açılan menüden “E-Fatura Mükellef Sorgulama” veya benzer bir seçeneği seçin.
Mükellef sorgulama sayfasında, ilgili mükellef bilgilerini girmeniz istenecektir.
Gerekli mükellef bilgilerini doğru ve eksiksiz bir şekilde girin ve “Sorgula” düğmesini tıklayın.
Sonuçlar, e-fatura mükellefinin mevcut durumu ve diğer ilgili bilgileri içeren bir liste şeklinde görüntülenecektir.

Bu adımları takip ederek e-Fatura ve e-Arşiv Fatura sorgulama işlemlerini gerçekleştirebilir ve belgelerle ilgili gerekli bilgilere erişebilirsiniz.

Bu adımları takip ederek e-Fatura ve e-Arşiv Fatura sorgulama işlemlerini e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Sorgulama sonrasında ulaştığınız bilgiler ve anlamları şu şekildedir:

“İlgili fatura GİB sisteminden geçmiş ve alıcıya ulaştırılmıştır”: Faturanız GİB sisteminden geçerek alıcısına ulaştırılmıştır.
“İlgili fatura GİB sisteminden geçmemiş ve alıcıya ulaştırılmamıştır”: Faturanız GİB sisteminden geçmemiş, alıcıya hiç ulaştırılmamış ya da gönderilmiş ancak hata aldığı için geçersiz duruma gelmiş olabilir.
“İlgili Fatura GİB sisteminden geçmiş ve alıcı faturayı reddetmiştir”: Fatura GİB sisteminden geçmiş ancak alıcı sistem üzerinden faturaya “ret” cevabı vermiştir. Sonucunda faturanız geçersiz sayılmaktadır.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Doğrulaması Nasıl Yapılır?

Fatura oluşturma işleminizi tamamladıktan sonra “Doğrula” seçeneğine tıklayarak doğrulama işlemi yapabilirsiniz ancak sonucunda iki farklı seçenek ile karşılaşılaşmanız mümkün:

“Mali Mühür Doğrulandı!” mesajını aldığınızda, fatura imzalandıktan sonra üzerinde herhangi bir değişiklik yapılmadığı anlamına gelir. “Sertifika Bilgileri”ne tıklayarak e-imza veya mali mühür sertifikasıyla ilgili bilgilere erişebilirsiniz.
“Mali Mühür Geçersiz!” bildirimini aldığınızda, fatura imzalandıktan sonra üzerinde değişiklik yapıldığı anlamına gelir. İlk imzalama işlemi sırasında yanlış bir işlem yapılmış olabilir veya fatura doğru şekilde imzalanmamış olabilir. Bu durumda, fatura geçersizdir.

Yukarıdaki adımları takip ederek “Doğrula” butonuyla elde edeceğiniz sonuçlar, faturanın imzalanma süreci ve geçerlilik durumu hakkında size bilgi verecektir.

Dijital Faturaları Saklama Zorunluluğu

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 509 no’lu vergi usul kanuna göre e-arşiv faturaları mükellefleri tarafından saklanmalıdır. Bu doğrultuda, mükellefler faturalarını 5 yıl süreyle dijital olarak saklamak zorundadır. Bu düzenleme gereği, vergi uygulamaları açısından faturada imzanın bulunması zorunludur. Ancak, faturanın şekil ve düzenine uyulduğu takdirde, imzaya yetkili olan kişinin imzasının noter tarafından tasdik edilerek basım sırasında fatura üzerine yazdırılması suretiyle (hazır imzalı olarak) faturanın kullanılması mümkündür.

e-Arşiv Fatura Mail İle Gönderimi Nasıl Yapılır?

Farklı sebeplerden dolayı e-Arşiv Fatura’nızı mail yoluyla göndermek istiyorsanız aşağıda yer alan adımları takip edebilirsiniz:

Araçlar menüsünde bulunan ‘Tercihler’ seçeneğine tıklanır.
Ardından ‘E-Arşiv’ yazısına tıklanır.
‘E-Arşiv E-Posta Ayarları’ bölümünde, ‘Entegratör Üzerinden İmzalı’ veya ‘Entegratör Üzerinden İmzasız’ seçeneklerinden biri seçilir.
Değişikliklerin uygulanması ve kaydedilmesi için ‘Uygula’ ve ‘Kaydet’ talimatları takip edilerek ilgili e-Arşiv fatura kaydedilir.
E-Arşiv faturanın e-posta olarak gönderilmesi için gönderim şekli olarak ‘Elektronik’ seçeneği seçilmelidir.
Son adımda, gönderim şekli seçilmediği takdirde, e-Arşiv fatura elektronik olarak gönderilmeyecektir.”

Yurt Dışına e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir? İzlenmesi Gereken Adımlar Nelerdir?

Yurt dışına satış yapan vergi mükellefleri fatura oluşturma zorunluluğundadır. Firmalar ile gerçekleştirilen işlemler ülke mevzuatına uygun şekilde düzenlenerek fatura oluşturma aşamasında e-Fatura ve e-Arşiv Fatura yöntemleri tercih edebilir.

Yurt dışına e-Fatura ve e-Arşiv Fatura kesme işlemi için izlenecek adımlar şunlardır:

Yeni fatura ekranını açın ve vergi numarası bölümüne 22222222 yazın.
Müşteri bilgilerini doldurun. Bilgilerini paylaşmak istemeyen müşterileriniz için “Nihai Tüketici” ifadesini kullanabilirsiniz.
Ülke bilgilerini doldurun.
Ürün ve fiyat bilgilerini girerek “e-Arşiv Fatura Kaydet” veya “e-Fatura Kaydet” butonuna tıklayın.
PDF görüntüleme sayfasından faturanızı görüntüleyebilirsiniz.

e-Uyum ile Fatura Tasarımı Nasıl Yapılır?

e-Uyum çözümlerini tercih eden kullanıcılar, e-Fatura ve e-Arşiv Fatura tasarımlarını işletmelerine uygun olarak kişiselleştirebilirler.

e-Uyum ile e-Arşiv Fatura tasarımı yapmak için aşağıda yer alan adımları izleyebilirsiniz:

“Veri Özelleştirme” butonuna tıklayarak, “Belge Türü” alanından özelleştirmek istenilen fatura türünü seçin ve tasarım ismini yazın.
Ekranın sağında yer alan görüntü Gelir İdaresi Başkanlığı’nın standart görüntüsüdür. Bu faturaya “Logo” bölümünden “Görsel Ekle” seçeneğine tıklayarak, bilgisayarınızda yer alan şirketinizin logosunu ekleyebilirsiniz. Ayrıca yine aynı bölümden logo konumlandırması ve boyutlandırmasını da yapabilirsiniz.
“İmza Ekle” bölümündeki görsel ekleme kısmından yetkili imzasını ekleyebilirsiniz.
e-Arşiv Fatura’nıza banka bilgilerinizi ve sabit bir not ekleyebilir, yazı stili üzerinde değişiklik yapabilirsiniz.
Yaptığınız fatura tasarımını önizleme ile görüntüleyebilir ve kaydedebilirsiniz.

Ürünlerimiz hakkında detaylı bilgi almak için
iletişim formumuzu doldurabilirsiniz.
En kısa sürede uzman ekiplerimiz size
dönüş yapacaktır.

Adınız Soyadınız *

E-Posta Adresiniz *

Telefon Numaranız *

Firmanızın Adı

Mesajınız

Kişisel Veriler Bilgilendirme Metni'ni Kabul Ediyorum Evet Uyumsoft tarafından reklam, pazarlama, promosyon, tanıtım, bilgilendirme ve ticari amaçlı SMS, e-posta ve telefon yoluyla elektronik ileti gönderilmesine onay verdiğimi beyan ediyorum.

BireyselTacir

×

Ürünlerimiz hakkında detaylı bilgi almak için iletişim formumuzu doldurabilirsiniz. En kısa sürede uzman ekiplerimiz size dönüş yapacaktır.

BU NEDİR?

ÇÖZÜMLER