3 Dakikalık Okuma
1. e-Defter Uygulamasına Geçmek İçin Şartlar Nelerdir?
a) Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları.
b) Tüzel kişi mükelleflerin ise 397 ve 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu VUK Genel Tebliğlerinde yer alan belirlemeler çerçevesinde, e-Fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olması.
c) Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması.
2. e-Defter Kullanımına İlişkin Başvuru
Başvurular www.edefter.gov.tr internet sitesinde belirtilen Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) adresine yazılı olarak yapılmaktadır. Talep edilen bilgi ve belgeleri ise şu şekilde sıralayabiliriz;
a) www.edefter.gov.tr internet adresinde yer alan “e-Defter Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi“nin imzalı aslı.
b) Tüzel kişiler için başvuru formunu imzalayan kişi veya kişilerin, yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin, noter tasdikli örneği (e-Fatura uygulamasından yararlanmaya başlayan ve imza sirkülerinde herhangi bir değişiklik bulunmayan mükellefler hariç).
c) e-Defterlerin oluşturulması sırasında, bu konuda uyumluluk onayı alınmış bir yazılımın kullanılması durumunda söz konusu yazılım hakkında yazılımın adı, sürüm numarası gibi mükellef kullanımına özgü bilgilerin bulunması.
d) Uyumluluk onayı almamış bir yazılım kullanılmak istenmesi durumunda ise, 1 sıra numaralı e-Defter Genel Tebliğinin “3.2 Yazılımların Uyumluluk Onayı” başlıklı bölümünde belirtilen belge ve bilgiler.
3. Defterler Hem Elektronik Ortamda Hem de Evrak Olarak Mı Tutulacaktır?
Defterler, hem elektronik, hem kağıt ortamında tutulmayacaktır. Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlere ait kayıtların bozulması, silinmesi, zarar görmesi, işlem görememesi halleri ile olağanüstü durumların meydana gelmesi halinde, durumu 15 gün içinde Başkanlığa bildirmek ve kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadır.
e-Defter tutanlar, e-Defterlerini oluşturdukları ve muhafaza ettikleri bilgi-işlem sistemlerinin haczedilmesi veya bu sistemlere yetkili mercilerce el konulması halinde, durumu en geç 3 iş günü içinde Gelir İdaresi Başkanlığı(GİB)’na bildirmek zorundadır.
4. e-Defter Uygulamasında Tasdik İşlemi Nasıldır?
e-Defter tutma sürecinde, hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçmektedir.
a) Gerçek kişiler e-Defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar (Aralık ayına ilişkin defterler gelir vergisi beyannamesinin verilme süresinin sonuna kadar) kendilerine ait güvenli elektronik imza ile imzalamaktadır.
b) Tüzel kişiler e-Defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verilme süresi sonuna kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylamaktadır.
c) İmzalı veya mühürlü defterler için berat dosyaları oluşturulur ve bu dosyalar e-Defter uygulaması aracılığı ile Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’in onayına sunulmaktadır.
d) Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) mali mührünü de içeren beratlar, elektronik defter tutanlar tarafından indirilerek, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu e-Defterler ile birlikte muhafaza edilmektedir.
Aylık onay işlemi, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermemektedir. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içinde, defterlerini elektronik ortamda oluşturmaya başlayanlar, izleyen ilk ayda oluşturacakları elektronik defterlerde, ilgili hesap döneminin başından içinde bulundukları döneme kadar gerçekleştirilen tüm kayıtlara yer vermektedirler.
5. Yıl İçinde e-Defter Uygulamasına Geçen Mükellefler, Diğer Defterlerini Ne Yapmalıdırlar?
e-Defter tutmaya başladıkları tarih itibarıyla, eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır ve genel hükümler çerçevesinde muhafaza etmelidirler.
6. e-Defterlerin Muhafaza ve İbrazı Nasıl Olmalıdır?
Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır. Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, e-Defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, TTK ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdürler. Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamaktadır. Elektronik defterler; istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde hazırlanmalıdır.
7. e-Defterler Nerede Muhafaza Edilmelidir?
Elektronik defterler ve beratların, e-Defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburidir. Muhafaza yükümlülüğünün, Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve aynı zamanda Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunluluğu bulunmaktadır.
