7 Dakikalık Okuma
Kağıt ya da dijital fark etmeksizin, fatura düzenleme süreci hem alıcı hem de satıcı için yasal sorumluluklar içerir. Özellikle ticari işlemlerde, eksik ya da hatalı fatura düzenlenmesi ciddi cezai yaptırımlara yol açabilir. Bu nedenle, fatura keserken dikkat edilmesi gerekenler hakkında bilgi sahibi olmak büyük önem taşır.
Bu yazımızda, fatura kesmek için gerekli bilgiler nelerdir, fatura kesebilmek için ne gerekli, e-Fatura kesmek için gerekli programlar ve bilgiler gibi sorulara net yanıtlar vererek süreci adım adım anlatacağız. Ayrıca, e-Fatura sistemine geçiş yapmış firmaların dikkat etmesi gereken kritik noktalara da değineceğiz.
e-Fatura Nedir?
e-Fatura, mal veya hizmet satışının gerçekleştiğini dijital ortamda belgeleyen, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine kayıtlı mükellefler arasında düzenlenen elektronik bir fatura türüdür. Klasik kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir; ancak kağıt yerine elektronik ortamda oluşturulur, gönderilir ve saklanır.
e-Fatura kesebilmek için ne gerekli? Öncelikle vergi mükellefi olmak, vergi kimlik numarasına sahip olmak, mali mühür veya e-İmza temin etmek ve GİB portalı veya özel entegratör sistemleri üzerinden e-Fatura düzenleyebilecek bir uygulama kullanmak gerekir.
e-Fatura, hem iş süreçlerini dijitalleştirerek hız kazandırır, hem de kağıt, arşivleme ve fiziksel posta giderlerini ortadan kaldırarak maliyet avantajı sağlar.
e-Fatura hakkında bilgi edinmek için “e-Fatura Nedir, Kimler Kesebilir?” başlıklı blog içeriğimizi okuyabilirsiniz.
Fatura Kesmek İçin Gerekli Bilgiler
Fatura kesmek için gerekli bilgiler şunlardır:
Satıcı ve alıcıya ait ad, soyad veya unvan
Vergi dairesi ve vergi kimlik numarası, alıcı şahıs şirketi ise T.C Kimlik numarası
Ticaret sicil numarası (varsa)
Mal veya hizmetin cinsi, miktarı, birim fiyatı ve toplam bedeli
KDV oranı ve tutarı
Fatura düzenleme tarihi ve seri-sıra numarası
Bu bilgilerin eksiksiz girilmesi, fatura keserken dikkat edilmesi gerekenler arasında ilk sıradadır.
e-Fatura Kesmek İçin Ne Gerekli?
Günümüzde birçok işletme artık faturalama işlemlerini e-Fatura üzerinden yapmaktadır. Peki e-Fatura kesmek için neler gerekir?
Yasal Sürelere Uyum
Fatura, hizmet sunumu ya da mal tesliminden en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir. Bu süreye uyulmaması durumunda cezai yaptırımlarla karşılaşılabilir.
Fatura Seri-Sıra Numarası Takibi
Faturalar ardışık ve tekil seri-sıra numarası ile düzenlenmelidir. Herhangi bir numara atlaması ya da tekrar kullanımı, Vergi Usul Kanunu’na aykırıdır.
Doğru Vergi Oranı ve Tutar
Mal veya hizmetin KDV oranı doğru belirlenmeli, iskontolar ve ek bedeller net bir şekilde faturada belirtilmelidir.
İmza ve Kaşe (Kağıt Fatura için)
Matbu faturalarda yetkili kişi tarafından ıslak imza ve kaşe bulunması zorunludur.
e-Fatura Mükellefi Olmak
Öncelikle işletmenin, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen ciro limitlerini aşmış olması gerekir. 2025 yılı itibarıyla bu limit 3 milyon TL’dir. İsteğe bağlı olarak e-Fatura kullanılabilir
Mali Mühür veya e-İmza
e-Fatura düzenleyebilmek için mali mühür ya da nitelikli elektronik imza sahibi olunmalıdır.
GİB Portal ya da Özel Entegratör Programı
e-Fatura kesmek için ya GİB Portalı kullanılmalı ya da Uyumsoft gibi özel entegratörlerin e-Fatura yazılımları tercih edilmelidir. Bu noktada, e-Fatura kesmek için gerekli uygulamalar arasında GİB Portal, entegratör yazılımları ve ERP sistemleri yer alır.
e-Fatura Keserken Dikkat Edilmesi Gerekenler
e-Fatura, işletmelerin faturalama süreçlerini dijital ortama taşıyarak zaman kazandırsa da, düzenleme aşamasında dikkat edilmesi gereken teknik ve yasal detaylar bulunur. Faturanın geçerli sayılabilmesi ve Vergi Usul Kanunu'na uygun şekilde oluşturulması için bazı kritik noktaların göz önünde bulundurulması gerekir. e-Fatura keserken dikkat edilmesi gereken temel unsurlar aşağıdaki gibidir:
1. Alıcının Mükellefiyet Durumu
Fatura kesilecek kişinin veya firmanın e-Fatura mükellefi olup olmadığı mutlaka kontrol edilmelidir. Değilse, e-Arşiv Fatura düzenlenmelidir.
2. Doğru Format ve XML Uyumu
e-Fatura teknik olarak bir XML dosyasıdır. Bu nedenle e-Fatura kesmek için gerekli bilgiler, sistemin doğru biçimde XML çıktısı oluşturacak şekilde girilmelidir.
3. Gönderim Sonrası Kontrol
Fatura gönderildikten sonra GİB sistemi tarafından "başarılı" olarak işlenip işlenmediği mutlaka kontrol edilmelidir. İşlem tamamlanmazsa fatura hukuken geçersiz olabilir.
Uyumsoft e-Fatura Uygulaması ile Süreci Kolaylaştırın
Fatura süreçlerinde manuel işlemlerle zaman kaybetmek ve hatalı belge düzenleme riskleriyle karşı karşıya kalmak, günümüzün dijital dünyasında işletmeler için büyük bir dezavantajdır. Bu noktada devreye Uyumsoft’un e-Fatura uygulaması girmektedir.
Uyumsoft, e-Fatura kesmek için gerekli tüm altyapıyı tek bir çatı altında sunar. Alıcı mükellefiyet sorgulamasından, XML format uyumluluğuna; zaman damgasından arşivleme süreçlerine kadar her aşama, mevzuata tam uyumlu ve otomatik olarak yönetilir. Böylece hatalı fatura düzenleme riski en aza iner, işlem hacmi yüksek firmalar için büyük bir zaman ve maliyet avantajı sağlanır.
