4 Dakikalık Okuma
Hazirun Cetveli Nedir?
Daha anlaşılır olması adına öncelikle hazirun nedir, açıklamak gerekir. Hazirun, genel kurul toplantılarında bulunan ve toplantıya katılan kişileri ifade eden bir terimdir. Genellikle şirketlerde kullanılan bu terim, toplantıya katılan pay sahiplerini, ortakları veya onların temsilcilerini kapsar. Hazirun cetveli, şirketlerin genel kurul toplantılarında hazır bulunan pay sahiplerinin veya vekillerinin isimlerini, sahip oldukları hisse oranlarını ve toplantıdaki katılımlarını gösteren bir belgedir. Bu cetvel, toplantının yasal olarak geçerli olabilmesi için gerekli katılımın sağlanıp sağlanmadığını tespit etmek amacıyla düzenlenir. Aynı zamanda genel kurulda alınan kararların yasal geçerliliğinin teyidi için de önemli bir belgedir. Hazirun cetveli, Türk Ticaret Kanunu kapsamında düzenlenmesi zorunlu bir belge olup, şirketler tarafından yasal gerekliliklere uygun şekilde hazırlanmalıdır. Bu cetvel, şirketin ortaklarının veya onların vekillerinin toplantılardaki katılım durumunu tam ve doğru bir şekilde yansıtmak amacıyla oluşturulur.
Hazirun Cetveli Özellikleri Nelerdir?
Şirketlerin genel kurul toplantılarında önemli bir rol oynayan hazirun cetveli, aşağıdaki özellikleri ile öne çıkar:
Katılımcı Bilgileri: Toplantıya katılan tüm pay sahiplerinin veya temsilcilerinin isimlerini, pay oranlarını ve temsil ettikleri hisse sayısını içerir.
Doğruluk ve Tamlık: Cetvel, katılımcıların bilgilerini eksiksiz ve doğru bir şekilde yansıtmalıdır. Bu, toplantının yasal geçerliliği için kritik öneme sahiptir.
Toplantı Ayrıntıları: Toplantının tarihi, yeri, saati ve gündem maddeleri gibi bilgiler de cetvelde yer almalıdır.
İmzalar: Hazirun cetveli, toplantıya katılan tüm pay sahipleri veya temsilcileri tarafından imzalanarak onaylanmalıdır. Ayrıca, genel kurul başkanı ve toplantı tutanaklarıyla birlikte genellikle divan heyeti üyelerinin de imzaları bulunur.
Yasal Çerçeveye Uygunluk: Türk Ticaret Kanunu ve ilgili düzenlemelere uygun olarak hazırlanmalı ve tutulmalıdır. Bu yasal gerekliliklere uymayan cetveller, toplantının geçerliliğini tehlikeye atabilir.
Arşivleme: Toplantı sonrasında şirket kayıtlarında saklanmalı ve gerektiğinde yasal mercilere sunulmak üzere hazır bulundurulmalıdır. Bu belge, şirketin yasal süreçlerinde önemli bir delil niteliği taşır.
Hazirun Cetveli Nereden Alınır?
Toplantının gerçekleşeceği gün, toplantıya katılan pay sahiplerinin veya temsilcilerinin bilgileri hazirun cetveline kaydedilir. Şirketin yetkili organları, genellikle yönetim kurulu veya genel kurul başkanlığı, hazirun cetvelinin hazırlanmasını ve toplantı süresince eksiksiz bir şekilde tutulmasını sağlar. Hazirun cetveli, toplantının sonunda katılımcılar tarafından imzalanarak onaylanır ve resmi bir belge haline gelir. Bu cetvel, toplantı sonrasında şirketin kayıtlarında saklanır ve gerektiğinde ilgili mercilere sunulmak üzere hazır bulundurulur.
Hazirun Cetveli Nasıl Hazırlanır?
Hazirun cetveli, şirketlerin genel kurul toplantılarında yasal gerekliliklere uygun olarak dikkatlice hazırlanmalıdır. Süreç, öncelikle genel kurul toplantısı için şirket tarafından bir çağrı yapılmasıyla başlar. Bu çağrı yoluyla katılımcılara toplantının tarihi, yeri, saati ve gündem maddeleri gibi temel bilgiler verilir. Toplantıya katılacak pay sahipleri ve temsilcilerinin isimleri, sahip oldukları hisse oranları ve hisse sayıları belirlenir ve bu bilgiler, şirketin pay defteri ve kayıtları üzerinden temin edilir. Toplantı öncesinde veya sırasında, katılımcıların bilgileri cetvele kaydedilir. Bu bilgilerin tam, doğru ve güncel olması son derece önemlidir. Katılımcılar, cetveli imzalayarak katılımı resmiyete döker. Toplantının genel kurul başkanı ve divan heyeti, cetveli inceleyip onaylayarak resmi bir belge olarak kabul edilmesini sağlar. Toplantı sonrasında ise hazirun cetveli, şirketin yasal kayıtları arasında saklanır ve gerektiğinde delil olarak kullanılmak üzere güvenli bir şekilde muhafaza edilir. Bu adımlar, cetvelin yasalara ve şirket içi düzenlemelere uygun şekilde hazırlanmasını ve korunmasını sağlar.
Hazirun Cetvelini Kimler Kullanır?
Hazirun cetveli, genellikle şirketlerde genel kurul toplantıları sırasında ve sonrasında çeşitli paydaşlar tarafından kullanılır. Bu cetveli kullanan başlıca kişiler ve gruplar şunlardır:
Pay Sahipleri
Toplantıya katılan veya katılmayan pay sahipleri, kendi katılım durumlarını ve diğer katılımcıların bilgilerini kontrol etmek amacıyla hazirun cetvelini inceleyebilir. Bu, onların sahip oldukları hakların korunması ve genel kurulda alınan kararların geçerliliğini teyit etmeleri açısından önemlidir.
Şirket Yönetim Kurulu ve Genel Kurul Başkanlığı
Yönetim kurulu üyeleri ve genel kurul başkanı, toplantının yasal geçerliliğini sağlamak için hazirun cetvelini kullanır. Bu cetvel, toplantıya katılımın yeterliliğini ve alınan kararların geçerliliğini teyit etmek için gereklidir.
Hukuk ve Finans Departmanları
Şirketin hukuk ve finans departmanları, yasal gereklilikleri yerine getirmek ve şirket kayıtlarını doğru şekilde tutmak için kullanır.
Yasal Denetim Organları
İç ve dış denetçiler, şirketin yasal yükümlülüklerini yerine getirdiğini doğrulamak amacıyla hazirun cetvelini kontrol edebilir. Bu belge, genel kurul toplantılarının yasalara uygun olarak yapıldığını teyit etmek için kullanılır.
Mahkemeler ve Yasal Merciler
Bir uyuşmazlık durumunda veya dava sürecinde, mahkemeler ve diğer yasal merciler, hazirun cetvelini delil olarak kullanabilir. Bu durumda, cetvelin doğruluğu ve tamlığı oldukça önemlidir.
Temsilciler ve Vekiller
Toplantıya vekâleten katılan temsilciler, kendi katılım durumlarını ve temsil ettikleri pay sahiplerinin haklarını teyit etmek için bu cetveli kullanır.
Hazirun Cetvelinde Neler Olmalı?
görsel: Hazirun cetveli, genel kurul toplantılarında katılım durumunu ve kararların geçerliliğini belgeleyen önemli bir dökümandır. Bu belgede bulunması gereken unsurlar aşağıdaki gibidir:
Toplantı Bilgileri:
Toplantının tarihi, saati, yeri ve gündemi
Toplantının düzenlendiği şirketin adı ve varsa toplantının numarası
Katılımcı Bilgileri:
Her bir pay sahibinin veya temsilcisinin adı, soyadı ve unvanı
Katılımcının temsil ettiği pay sayısı ve hisse oranı
Temsilcinin varsa temsil ettiği pay sahiplerinin bilgileri (isimler ve pay oranları)
Toplantıya Katılım Durumu:
Katılımcıların fiziksel olarak toplantıda bulunup bulunmadıkları
Vekâleten katılanların isimleri ve vekâletname bilgileri
İmzalar:
Toplantıya katılan pay sahipleri ya da temsilcilerinin imzaları
Genel kurul başkanının ve divan heyetinin imzaları
Özet Bilgiler:
Toplantının gerçekleşme saatleri ve süresi
Katılımcıların genel kurulda oy kullanma durumları ve kararlar üzerindeki etkileri
Yasal Uygunluk:
Yasal düzenlemelere uygun olarak hazırlandığına dair bilgiler ve varsa ilgili yasal referanslar
Şirketlerin hazirun cetvelini doğru ve eksiksiz bir şekilde hazırlaması, toplantıların yasal geçerliliği ve şeffaflığı açısından oldukça önemlidir. Bu belgeye ulaşmak için şirketlerin ilgili birimlerine başvurabilir veya bazı durumlarda elektronik sistemler üzerinden sorgulama yapılabilir. Yasal süreçlerin ve şirket içi kayıtların olduğu kadar mali verilerin de doğru bir şekilde yönetilmesi gerekir. Bu da etkili bir ön muhasebe yönetimini gerektirir. Uyumsoft’un ön muhasebe programı ile finansal verilerinizi hatasız bir şekilde kaydedebilir, mali süreçlerinizi etkin şekilde yönetebilirsiniz.
