-1731053306.png)
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter, e-İrsaliye gibi e-Belge uygulamalarına, hangi mükelleflerin geçiş yapacağı kademeli olarak açıklanmaktadır. Mükellef olan firmaların da, belirtilen tarihten önce e-Belge uygulamasına geçiş yapmaları zorunludur, aksi halde ceza ödemek zorunda kalabilirler.
Bilindiği üzere bu yıl, 2020 yılı cirosu 5 milyon TL’yi aşan mükellefler 1 Temmuz 2021 tarihinde e-Fatura ve e-Arşiv fatura uygulamasına geçtiler ve bu firmaların 1 Ocak 2022 tarihinde e-Defter uygulamasına geçmelerinin zorunlu olduğu da açıklanmıştır.
e-Fatura mükellefi olan firmalar, zorunlu olarak e-Fatura’ya geçtikten sonra, kağıt fatura kesmeyecektir. e-Arşiv Fatura da, bir elektronik fatura türüdür ve yapı olarak e-Fatura’dan farklı değildir; sadece alıcıları farklıdır. E-Fatura, e-Fatura mükellefleri arasında karşılıklı alınıp, gönderilmektedir. e-Arşiv Fatura ise, e-Fatura mükellefi olmayan, diğer tüm bireysel veya kurumsal müşterilere faturanın elektronik ortamda gönderilmesi ve arşivlenmesi demektir.
e-Fatura kullanan mükelleflerin e-Arşiv Fatura’ya geçmek zorundadır ve artık kağıt fatura yerine bütün müşterilerine elektronik fatura kesmesi zorunluluğu getirilmiştir.
Nasıl Geçebilirsiniz?
e-Arşiv sistemine geçmek için 3 yöntem bulunuyor:
Kendi sisteminizi GİB’in sistemine entegre edebilirsiniz
Öncelikle 7 gün 24 saat boyunca kesintisiz çalışan bir bilgi işlem sisteminiz olmalı ve GİB’in talep ettiği belgelere sahip olmalısınız. GİB’in denetim aşamalarını geçtikten sonra kendi sisteminizi kullanmaya başlayabilirsiniz. Sisteminizin düzgün çalışması için düzenli harcama yapmalısınız, eğer sistemde herhangi bir aksaklık olursa, örneğin:
Faturanız iletilmezse
Sisteminiz cevap vermezse sorumluluk size aittir.
Özel entegratör kurumlarla çalışabilirsiniz
Zaten e-Fatura kullanıcısı iseniz bir özel entegratör kuruluşuyla çalışıyorsunuzdur, ancak e-Arşiv’i başka bir entegratör aracılığıyla kullanabilirsiniz. Mevcut mali mührünüzle e-Arşiv başvurusu yapabilirsiniz.
GİB Portal
GİB’in kendi portalı da e-Arşiv kullanmak için diğer bir seçenektir, GİB Portal hakkında ayrıntılı bilgiyi yazının devamında bulabilirsiniz.
e-Arşiv Fatura Nasıl Gönderilir?
Faturanızı e-Fatura hazırlar gibi hazırladıktan sonra gönderdiğiniz kişi e-Fatura mükellefi olmadığı için mail adresine doğrudan portal üzerinden gönderebilirsiniz.
Kimler e-Arşiv Faturaya Geçmek Zorunda?
e-Arşiv uygulamasını kullanmak için öncelikle e-Fatura kullanıyor olmalısınız, e-Fatura uygulamasını zorunlu da kullansanız, gönüllü de kullansanız e-Arşiv uygulamasına 2020 yılı itibariyle geçmeniz gerekiyor. e-Fatura kullanan herkes e-Arşiv’i de kullandığı takdirde e-Arşiv faturası gönderebilir.
Kimlere e-Arşiv Fatura Gönderilebilir?e-Fatura kullanıcısı olmayan tüm müşterilerinize e-Arşiv faturası gönderebilirsiniz. Örneğin; bireysel müşterilerinize, e-Fatura mükellefi olmayan şahıs firmalarına, anonim, limited şirketlere ve kurum& kuruluşlara.
Özel Entegratör Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
e-Arşiv’e geçmek sizin için zorunlu olsa da tabii ki sağlayacağı faydalar da var. e-Arşiv uygulamasında;
Faturalarınızı dışa aktarmadan tek tık ile mail ya da sms olarak alıcısına gönderebilirsiniz.
Fatura oluşturulduğu anda ilgili kişiye gönderebilirsiniz.
Faturanın gönderim sırasında kaybolmasının önüne geçilir. Faturalar dijital ortamda gönderilip saklandığı için herhangi bir güvenlik açığı sıkıntısı yaşanmaz.
Web tabanlı ön muhasebe programı sayesinde tüm muhasebe sistemlerinde hata oranı en aza indirilir.
Özel Entegratör Seçerken Dikkat Etmeniz Gerekenler:
Maliyetleri göz önünde bulundurmalısınız. Örneğin; aktivasyon, kontör, konektör ve ek modül bedelleri.
Firmanın büyüklüğü de özel entegratör seçerken önemli etkenlerden biri, elektronik fatura konusunda güvencesi olmayan firmalarla çalışmak birtakım sorunlara yol açabilir.
Firmanın kaç yıldır sektörde hizmet verdiği, sahip olduğu donanımlı dijital dönüşüm uzmanlarının yeterliliği, ar-ge ve inovasyon alanında yaptığı çalışmalar ile 7/24 telefon, mail, sosyal medya yoluyla destek verip vermediğini inceleyip, değerlendirmelisiniz.
GİB Portal Kullanmak İsterseniz Karşınıza Çıkabilecek Sorunlar:
Faturalarınız geçmişe dönük sadece 6 ay saklanıyor, önceki faturalarınıza ulaşmanız mümkün değil,
Her fatura gönderiminde e-imzanızı bilgisayarınıza takmanız gerekiyor,
GİB’in sistemine uygun tarayıcı versiyonuna sahip olmalısınız,
Raporlama ya da grafik ekranlarınız bulunmuyor,
Alıcıya göndermek için e-Arşiv faturayı dışa aktarıp e-posta ile göndermek zorundasınız,
Ve tek kullanıcı yetkiniz var.
Bunları Bilmenizde Fayda Var
e-Arşiv faturaya geçtikten sonra kağıt fatura düzenleyemezsiniz, düzenlerseniz ceza kesilir.
Kâğıt faturada olduğu gibi eksi (-) işlemleri elektronik faturalarda gösteremezsiniz.
e-Fatura mükellefi alıcınıza e-Arşiv fatura keserseniz gönderdiğiniz fatura geçersiz sayılır.
e-Faturadan Farkı Nedir?E-Arşiv Fatura bir elektronik fatura türüdür ve e-Fatura’dan tek farkı “alıcısı” farklıdır. E-Fatura, e-Fatura mükellefi olan firmalar arasında alınıp, gönderiliyor. e-Arşiv fatura ise, e-Fatura mükellefi olmayan, diğer tüm bireysel ve kurumsal müşterilere hazırlanacak faturaları e-Arşiv Faturası olarak düzenlenip, mail adreslerine gönderilmektedir.
e-Arşiv sorularınız hakkında daha fazla bilgi almak için tıklayın.