e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Fatura Başvuru Şartları Nelerdir?

e-Fatura başvurusu yapabilmek için bazı şartları sağlamak gerekir. Adım adım e-Fatura başvurusu aşağıdaki gibi sıralanabilir:

Vergi Mükellefi Olmak: e-Fatura sistemine başvuracak kişiler vergi mükellefi olmalıdır.

Yıllık Ciro Limiti: e-Fatura kullanımı, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen yıllık ciro limitine göre zorunlu hale gelebilir. 2023 yılı itibarıyla, brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan işletmelerin e-Fatura sistemine geçmesi zorunludur.

e-İmza veya Mali Mühür: e-Fatura başvurusu yapabilmek için geçerli bir e-İmza ya da mali mühür sahibi olmak gereklidir. e-İmza, bireyler için, mali mühür ise kurumlar için geçerlidir.

GİB Portalı ya da Özel Entegratör Kullanımı: e-Fatura kullanıcısı olmak için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın portalı üzerinden ya da bir özel entegratör aracılığı ile başvuru yapılabilir.

e-Defter Kullanıcıları İçin Zorunluluk: e-Fatura, aynı zamanda e-Defter sistemini kullanan mükellefler için de zorunlu hale gelmiştir.

e-Fatura Başvurusu Yapmadan Önce Dikkat Edilmesi Gerekenler

e-Fatura başvurusunu yapmadan önce dikkat edilmesi gereken bazı önemli unsurlar şunlardır:

• Yasal Zorunlulukları İnceleyin: e-Fatura kullanımının işletmeniz için zorunlu olup olmadığını belirlemek için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) belirlediği kriterleri kontrol edin. Özellikle yıllık ciro limitleri ve sektör bazında zorunlulukları gözden geçirin.

• e-İmza veya Mali Mühür Edinme: Başvuru sürecinde şahıslar için e-İmza, tüzel kişiler için mali mühür gereklidir. e-İmza veya mali mühür başvurusunu yapmadıysanız öncelikle bu adımı tamamlamalısınız.

• Hangi Platformu Kullanacağınıza Karar Verin: e-Fatura sistemine GİB portalı üzerinden ücretsiz olarak katılabileceğiniz gibi, bir özel entegratör firmadan hizmet almayı da tercih edebilirsiniz. İşletmenizin fatura trafiğine uygun çözümü seçmek verimliliği artırır.

• Muhasebe Entegrasyonu: Mevcut muhasebe sisteminizin e-Fatura ile uyumlu olup olmadığını kontrol edin. Eğer uyumlu değilse, entegrasyon hizmeti sağlayan bir çözüm ortağına başvurmanız gerekebilir.

• İşletme İçinde Hazırlık Yapın: e-Fatura başvurusu için gerekenler arasında hazırlık süreci de yer alır. e-Fatura sürecine geçiş öncesi işletmenizin tüm fatura süreçlerini dijital ortama taşıyabilecek altyapıya sahip olduğundan emin olun. Personelin bu süreç hakkında bilgilendirilmesi ve eğitimler verilmesi faydalı olur.

• Başvuru Sürecini Planlayın: e-Fatura başvurusunun nasıl yapılacağına dair bilgi sahibi olun ve e-İmza ya da mali mühür gibi gerekli belgeleri hazır bulundurun. Başvuruyu zamanında yapmak, iş süreçlerinin aksamadan dijital ortama taşınmasına yardımcı olur.

e-İmza ile e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-İmza ile e-Fatura başvurusu yapmak, oldukça güvenilir bir süreçtir. e-Fatura müracaatı yapabilmek için bir e-İmza sahibi olmanız gerekir. Şahıs şirketi e-Fatura başvurusu yaparken e-İmza kullanır. e-İmzanızı aldıktan sonra, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın “e-Fatura Başvuru” portalına giriş yapılır. Ardından portal üzerinden “e-Fatura Başvuru Formu” doldurularak şirket bilgileri, vergi numarası ve diğer gerekli detaylar eksiksiz bir şekilde girilir.

Form doldurulduktan sonra, e-İmza ile başvuruyu dijital olarak onaylamak gerekir. e-İmza, başvuru işleminin yasal geçerliliğini sağlayan önemli bir e-Fatura uygulaması başvuru adımıdır. e-İmza aracını bilgisayarınıza yükleyip aktif hale getirdikten sonra, başvurunuzu tamamlayabilirsiniz. GİB, başvurunuza onay verdiğinde, e-Fatura sistemine resmi olarak geçiş yapmış olursunuz. Bu süreç tamamlandıktan sonra, e-Fatura düzenlemeye başlayabilir ve GİB portalı ya da özel entegratör aracılığıyla işlemlerinizi dijital ortamda yürütebilirsiniz.

Mali Mühür ile e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

Mali mühür almak, e-Fatura başvuru adımlarının başında gelir. Mali mühür ile e-Fatura başvurusu yapabilmek için ilgili şirketin mali mühür temin etmiş olması gerekir. Mali mühür, tüzel kişiler için elektronik ortamda fatura ve benzeri belgelerin güvenli ve yasal geçerliliğe sahip bir şekilde düzenlenmesini sağlayan bir dijital imzadır. Bu mühür, TÜBİTAK tarafından yetkilendirilmiş kurumlar aracılığıyla temin edilebilir. Mali mühür başvurusu, firmanın yetkilisi tarafından yapılır.

Mali mühürü aldıktan sonra, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın “e-Fatura Başvuru” portalına giriş yapılır. Başvuru formu eksiksiz bir şekilde doldurulmalı ve firma bilgileri doğru girilir. Bu formda şirket adı, vergi numarası, iletişim bilgileri gibi detaylar yer alır. Formun doldurulmasının ardından mali mühür kullanılarak başvuru onaylanır. Mali mühür, bu aşamada başvurunun iletilmesini ve yasal olarak geçerli olmasını sağlar.

Başvuru süreci tamamlandıktan sonra, Gelir İdaresi Başkanlığı başvuruyu inceler. Başvurunun onaylanması durumunda, şirket e-Fatura sistemine dahil olur. Onay aldıktan sonra, e-Fatura sistemine GİB portalı üzerinden veya bir özel entegratör hizmeti aracılığıyla erişim sağlanabilir. Böylece işletme, dijital ortamda fatura düzenlemeye başlayabilir ve fatura işlemlerini yasal mevzuata uygun şekilde gerçekleştirebilir.

e-Fatura Aktivasyonu Nasıl Yapılır?

e-Fatura başvurusu onaylandıktan sonra, e-Fatura sisteminin kullanıma açılabilmesi için aktivasyon işleminin yapılmalıdır. Elektronik fatura aktivasyonunun nasıl yapılacağına dair adımlar şöyle sıralanır:

Başvuru Onayı: e-Fatura başvurunuzun Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanır. Başvuru sırasında verdiğiniz bilgilerin doğruluğu ve e-İmza ya da mali mühür gibi gerekli belgelerin kullanılması onay sürecini hızlandırır. Onay aldığınıza dair bilgilendirme, genellikle e-posta yoluyla iletilir.

e-Fatura Portalına Giriş: Başvuru onaylandıktan sonra, GİB tarafından sunulan e-Fatura portalına giriş yapılmalıdır. e-Fatura portal başvuru sırasında kullandığınız e-İmza veya mali mühür aracılığıyla giriş yapılır.

Hizmet Yöntemi Seçimi: e-Fatura aktivasyonu sırasında, e-Faturaları hangi yöntemle kullanmak istediğinizi belirlemelisiniz. GİB portalı üzerinden e-Fatura düzenlemek isterseniz, GİB portalını seçebilirsiniz. Ancak, daha fazla özellik ve işlem hacmi için bir özel entegratör kullanmayı tercih edebilirsiniz. Özel entegratörler, fatura süreçlerini daha kolay yönetmenize ve entegrasyon çözümleri sunmanıza olanak tanır.

Test Ortamında Deneme: Bazı kullanıcılar, sistemin düzgün çalışıp çalışmadığını test etmek için GİB portalında veya özel entegratör sistemi üzerinde test fatura işlemleri yapabilir. Bu, aktivasyon işleminin sorunsuz bir şekilde tamamlandığından emin olmak için önemli bir adımdır.

Sistem Kullanımına Başlama: Gerekli aktivasyon ve ayarlamalar yapıldıktan sonra, e-Fatura sisteminiz aktif hale gelir. Artık e-Fatura sistemini kullanarak fatura oluşturabilir, gönderebilir ve alabilirsiniz. Bu aşamadan itibaren kağıt fatura kullanımını sonlandırarak dijital ortamda fatura işlemlerinizi gerçekleştirmeye başlayabilirsiniz.

Entegratör ile e-Fatura Geçişi Nasıl Yapılır?

Entegratör ile e-Fatura geçişi, işletmelerin fatura süreçlerini dijital ortamda daha verimli bir şekilde yönetmelerini sağlar. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilmiş bir özel entegratör seçilmelidir. Entegratörler, işletmelere e-Fatura, e-Arşiv ve diğer elektronik belgelerle ilgili çözümler sunarak fatura süreçlerini otomatikleştirir. Entegratör seçildikten sonra, sözleşme imzalanır ve firmanın muhasebe ya da ERP sistemleri entegratörün sistemiyle entegre edilir. Bu sayede fatura işlemleri elektronik ortamda yürütülebilir hale gelir.

e-Fatura GİB başvurusu tamamlanarak entegratör üzerinden e-Fatura aktivasyonu yapılır. Aktivasyon tamamlandıktan sonra, entegratör sistemi test edilir ve sistemin sorunsuz çalıştığından emin olunur. Testler başarılı olursa, e-Fatura sistemi kullanıma açılır ve işletme, dijital fatura süreçlerine geçiş yapar. Bu aşamadan sonra, fatura gönderme ve alma işlemleri entegratör aracılığıyla gerçekleştirilebilir ve entegratörün sunduğu ek hizmetler sayesinde raporlama, arşivleme gibi işlemler de kolayca yönetilebilir. Entegratör firması ayrıca sürekli teknik destek sağlayarak sistemin kesintisiz çalışmasına yardımcı olur.

e-Fatura’ya Uyumsoft ile Geçin

e-İmza ile e-Fatura başvurusu, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın portalı üzerinden yapılır. Başvuru sürecinin ardından, e-Faturaya geçiş yapan işletmeler, operasyonel maliyetlerini düşürürken fatura yönetim süreçlerini hızlandırır. e-Fatura çözümlerinde Uyumsoft, kullanıcı dostu arayüzü ve güçlü teknik altyapısıyla firmalara etkili bir geçiş imkanı sunar. Uyumsoft’un e-Fatura çözümü sayesinde, fatura süreçlerinizi dijitalleştirerek, hem zamandan hem de maliyetten tasarruf edebilirsiniz. e-Faturaya geçiş yapmayı planlıyorsanız, Uyumsoft’un sunduğu çözümleri inceleyerek işletmenizin dijitalleşme sürecini yönetebilirsiniz.