7 Dakikalık Okuma
e-Fatura durum kodu, e-Fatura süreçlerinde faturanın hangi aşamada olduğunu belirten özel bir kod sistemidir. İşletmelerin ve kullanıcıların e-Fatura süreçlerini takip edebilmesini sağlamak amacıyla oluşturulmuştur. GİB e-Fatura durum kodları, e-Faturaların başarıyla iletilip iletilmediğini, kabul edilip edilmediğini veya hata alıp almadığını gösteren önemli işaretlerdir. Bu kodlar, hem e-Fatura hem de e-arşiv fatura süreçlerinde kritik bir rol oynar. Peki, e-Fatura durum kodu nedir, ne işe yarar ve neden bu kadar önemlidir?
e-Fatura Durum Kodu Ne Demek?
e-Fatura durum kodu, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen ve e-Fatura süreçlerinin durumunu ifade eden özel bir kod sistemidir. Bir e-Fatura oluşturulduğunda, sistem tarafından belirli bir durum kodu atanır ve bu kod faturanın durumu hakkında bilgi verir. Örneğin; başarılı bir şekilde gönderilen bir fatura için "1300 - Başarıyla Gönderildi" gibi bir durum kodu alınırken, hatalı bir fatura için "1195 - Hata Alındı" gibi bir kod görüntülenebilir.
GİB e-Fatura durum kodları, e-Faturaların takibini kolaylaştırarak işletmelere önemli bir avantaj sağlar. Özellikle muhasebe ve finans süreçlerinde kritik bir rol oynayan bu kodlar, herhangi bir hata oluştuğunda anında müdahale edilmesine olanak tanır. Ayrıca, e-Arşiv Fatura durum kodları da benzer mantıkla çalışarak e-Arşiv Faturalarının durumunu takip etmeye yardımcı olur.
e-Fatura Durum Kodları Ne İşe Yarar?
e-Fatura durum kodlarının temel amacı, işletmelerin ve kullanıcıların faturalarının durumunu kolayca takip edebilmesini sağlamaktır. Peki, e-Fatura durum kodu ne işe yarar?
Fatura Durumunu Takip Etme: Gönderilen e-Faturanın GİB sistemine ulaşıp ulaşmadığını veya alıcı tarafından kabul edilip edilmediğini öğrenmeye yardımcı olur.
Hataları Tespit Etme: Eğer bir e-Fatura GİB tarafından reddedildiyse veya bir hata oluştuysa, e-Fatura GİB durum kodları sayesinde hatanın sebebi kolayca belirlenebilir.
Muhasebe Süreçlerini Kolaylaştırma: Finans ekipleri, e-Fatura durum kodları sayesinde faturaların hangi aşamada olduğunu daha hızlı ve doğru bir şekilde kontrol edebilir.
Yasal Uyumluluk Sağlama: GİB e-Fatura sistemine uygunluk sağlamak için, doğru fatura işlemlerinin yapılmasını güvence altına alır.
e-Fatura Durum Kodları Neden Önemli?
e-Fatura durum kodlarının önemi, işletmelerin e-Fatura süreçlerini sorunsuz ve hatasız şekilde yönetebilmeleri ile doğrudan bağlantılıdır. İşte e-Fatura durum kodu önemi hakkında bazı temel noktalar:
Hızlı Müdahale İmkanı: Hata kodları sayesinde fatura sürecinde oluşabilecek problemler anında tespit edilir ve düzeltilir.
Veri Güvenliği ve Kontrol: e-Fatura GİB durum kodları, faturaların doğru bir şekilde işlenmesini ve kayıt altına alınmasını sağlar.
Yasal Uyum: İşletmelerin vergi mevzuatına uygun şekilde işlem yapmasına yardımcı olur.
Müşteri Memnuniyeti: Doğru ve zamanında kesilen faturalar, müşteri güvenini artırır.
e-Fatura sürecinin en kritik aşamalarından biri, durum kodlarının doğru bir şekilde takip edilmesidir. Bu kodlar sayesinde işletmeler, e-Fatura işlemlerini kesintisiz bir şekilde sürdürebilir ve olası sorunları hızla giderebilir.
En Çok Kullanılan e-Fatura Durum Kodları Nelerdir?
En çok kullanılan e-Fatura durum kodları şunlardır:
1. 1000 - Zarf kuyruğa Eklendi
e-Faturanın zarfı oluşturularak GİB’e gönderildiğini, zarfın GİB’te sıraya alındığını ifade eder. Bu durumun sebebi GİB’teki yoğunluktur.
2. 1100 - Zarf İşleniyor
e-Fatura, zarfı Gelir İdaresi Başkanlığı sisteminde işlenmeye başlamıştır. Zarf bu aşamada şema şematron kontrollerinden geçer.
3. 1110 - ZIP Dosyası Değil
Şema ve şematron (schematron) kontrollerinin ardından gönderinin GİB’in belirdlediği standartlara uygun olup olmadığı anlaşılır. Bu hatanın alınması halinde faturanın “.zip” formatına çevrilerek yeniden gönderilmesi gerekir.
4. 1111 - Zarf ID Uzunluğu Geçersiz
Zarf ID numarası uzunluğu 32 karakterden uzun ya da kısa olmamalıdır. Eğer daha uzun veya daha kısa bir ID girildiyse bu durum kodu alınır.
5. 1995 -Sistem Hatası
Fatura tekrar gönderilmelidir.
6. 1200 - Zarf Başarıyla İşlendi
Gönderilen zarfın bütün dosya kontrollerinden geçmesi ve işlenmesi durumunda herhangi bir sorun sorunla kaşılaşılmamışsa gönderi, 1200 durum kodunu alır. Bu aşamada zarfın durumu sistem yanıtı ile Gönderici Birime gönderilir.
7. 1210- Doküman Bulunan Adrese Gönderilemedi
Zarfın alıcıya gönderimi sırasında bir hata meydana gelmesi ve gönderimin başarısız olması halinde bu durum kodu alınır. Merkez birim böyle bir durumla karşılaşılması durumunda zarfı 4 kez daha göndermeyi deneyecektir.
1210 durumunun 1215, 1220, 1230 ya da 1300 durum kodu alması beklenir.
8. 1215 - Doküman Gönderimi Başarısız.Tekrar Gönderme Sonlandı
1210 durum kodunu almış faturalar GİB tarafından 4 kez daha gönderimi denenir. Eğer bu denemeler de başarısız olmuşsa 1215 durum kodu alınır.
Fatura tekrar gönderilmelidir.
9. 1220 - Hedeften Sistem Yanıtı Gelmedi
Zarfın merkez birimde kontrollerinin ve işlemlerinin bitmesinden sonra alıcıya gönderimi başarılı olmuş ve yanıt bekleniyorsa bu durum kodu alınır.
Bu durum kodunun 1230 ya da 1300 durum koduna dönmesi beklenir. 2 gün içerisinde durum kodu güncellenmez ise alıcıyla iletişime geçilebilir. Öncesinde tekrar gönderime gerek yoktur.
10. 1230 - Hedeften Sistem Yanıtı Başarısız Geldi
Fatura tekrar gönderilmelidir.
11. 1300 - Başarıyla Tamamlandı
e-Fatura, herhangi bir sorun olmadan başarıyla alıcıya ulaşmıştır.
e-Fatura Süreçlerinde Uyumsoft
e-Fatura durum kodları, işletmelerin finansal süreçlerini verimli bir şekilde yönetmesine yardımcı olan kritik bir bileşendir. GİB e-Fatura durum kodları, e-Fatura ve e-Arşiv faturalarının hangi aşamada olduğunu takip etmeyi kolaylaştırarak hatasız bir süreç yönetimi sağlar. İşletmeler için hayati önem taşıyan bu kodlar, hatalı işlemleri önlemeye ve e-Fatura süreçlerini hızlandırmaya yardımcı olur.
Uyumsoft'un e-Fatura uygulaması, e-Fatura durum kodlarını otomatik olarak takip ederek işletmelere büyük kolaylık sağlar. Hata kodlarını anlamak, süreçleri hızlandırmak ve faturalarınızı sorunsuz bir şekilde yönetmek için Uyumsoft’un e-Fatura çözümünü kullanabilirsiniz.
İlginizi çekebilecek diğer içeriklerimiz: “e-Faturaya Nasıl Geçilir?”, “e-Faturaya Geçmeme Cezası”
