e-Fatura Nedir, Kimler Kesebilir?

e-Fatura, işletmelerin ticari işlemlerini dijital ortama taşıyarak geleneksel kağıt fatura süreçlerini modernleştiren yenilikçi bir sistemdir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından tanımlanan yasal düzenlemelere uygun şekilde çalışan e-Fatura, maliyetleri düşüren, çevre dostu ve güvenilir bir çözüm sunar. Günümüzde dijital dönüşümün hız kazandığı iş dünyasında e-Fatura, işletmeler için yalnızca bir tercih değil, aynı zamanda bir gereklilik haline gelmiştir. Peki, elektronik fatura sisteminin özellikleri nelerdir, çeşitleri nelerdir, kimler e-Fatura kesebilir? Bu soruların yanıtlarını blog yazımızda ayrıntılı olarak inceleyeceğiz. 

e-Fatura Nedir? 

e-Fatura, işletmelerin kağıt fatura yerine elektronik ortamda düzenleyip ilettiği, yasal geçerliliği olan bir fatura türüdür. Elektronik fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde hazırlanır ve alıcı ile gönderici arasında güvenli bir şekilde iletilir. Geleneksel fatura yöntemlerine göre daha hızlı, maliyet avantajı sağlayan ve çevre dostu bir çözüm sunan elektronik fatura, işletmelerin dijital dönüşüm sürecinde önemli bir yer tutar. 

Peki, e-Fatura ne demek? 

e-Fatura kısaca, kağıt faturanın dijital formatta düzenlenen versiyonu olarak tanımlanabilir. Vergi mükellefleri arasında düzenlenen bu dijital belgeler, hem yasal uyumluluk sağlar hem de işletmelerin muhasebe süreçlerini kolaylaştırır. Elektronik fatura sistemine geçiş, sadece maliyet tasarrufu değil, aynı zamanda süreçlerin daha verimli yönetilmesini de mümkün hale getirir.

e-Fatura Özellikleri Nelerdir? 

e-Fatura, işletmelerin ticari süreçlerini dijitalleştiren ve kağıt fatura işlemlerine modern bir alternatif sunan bir sistemdir. Elektronik fatura kullanımı, sağladığı kolaylıklar ve yasal uyumluluğu ile öne çıkar. e-Faturanın temel özellikleri şunlardır: 

1. Yasal Geçerlilik: e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak düzenlenir ve kağıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir.

2. Dijital Saklama ve Arşivleme: e-Faturalar, elektronik ortamda saklanabilir ve yasal süre boyunca arşivlenir. Bu, fiziksel depolama alanına duyulan ihtiyacı ortadan kaldırır.

3. Çevre Dostu Çözüm: Kağıt kullanımını tamamen ortadan kaldırdığı için çevreye duyarlı bir alternatiftir ve karbon ayak izini azaltır.

4. Hızlı ve Güvenli İletim: e-Faturalar, alıcıya dijital yollarla vakit kaybı olmadan güvenli bir şekilde iletilir.

5. Zaman ve Maliyet Tasarrufu: Kağıt, baskı, posta ve arşivleme gibi işlemlerden kaynaklanan masrafları ortadan kaldırır ve işlemleri hızlandırır.

6. Entegrasyon ve Uyum: Muhasebe programlarıyla entegre çalışabilir, böylece işlemler daha verimli ve hatasız bir şekilde yönetilir.

e-Fatura Çeşitleri Nelerdir?

e-Fatura sistemi, işletmelerin farklı ticari ihtiyaçlarına uygun olarak çeşitli türlerde düzenlenebilir. Bu e-Fatura çeşitleri, işlemin taraflarına ve amacına göre belirlenir. e-Fatura türleri aşağıdaki gibidir: 

Temel e-Fatura: 

Temel e-Fatura, alıcı ve satıcı arasındaki standart ticari işlemler için kullanılan bir türdür. Bu faturada alıcı, faturayı reddetme veya itiraz etme hakkına sahip değildir; yalnızca kabul edebilir. Genellikle sabit bir iş akışı olan işletmelerde tercih edilir.

Ticari e-Fatura:

Ticari e-Fatura, alıcı ve satıcı arasında mutabakat sağlanmasını gerektiren işlemler için kullanılır. Alıcı, bu tür faturalara onay verebilir, reddedebilir veya itiraz edebilir. Daha karmaşık ticari ilişkilerde yaygın olarak tercih edilir.

Kamu e-Faturası:

Kamu kurum ve kuruluşlarına kesilen faturalar için kullanılan bir türdür. Özel sektör işletmelerinin kamu ile yaptığı işlemlerde bu format tercih edilir ve kamu düzenlemelerine uygun şekilde hazırlanır.

Özel Entegratör e-Faturası:

e-Fatura kullanıcılarının Gelir İdaresi Başkanlığı sistemi yerine özel entegratör hizmetlerini kullanarak fatura düzenlediği ve gönderdiği bir yöntemdir. İşlemler, özel entegratör altyapısı üzerinden gerçekleştirilir.

e-Arşiv Faturası:

e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi veya kurumlara düzenlenen fatura türüdür. Özellikle son kullanıcıya yapılan satışlarda kullanılır ve GİB standartlarına uygun şekilde elektronik ortamda hazırlanır. 

İşlemin amacına göre fatura türleri şu şekilde de ayrılmaktadır:

Satış Faturası: 

İşletmeler tarafından en sık kullanılan fatura türlerinden biridir. Basit bir ifadeyle, gerçekleştirilen satış işlemini belgelendirmek için düzenlenir. Bu faturada, mal veya hizmet türü, birim fiyatı, toplam tutar, düzenleyenin bilgileri, alıcının bilgileri ve tarih gibi bilgiler yer alır.

İade Faturası: 

Satılan bir ürünün iadesi durumunda düzenlenen fatura türüdür. İade faturası, ürünün tamamı ya da bir kısmı için düzenlenebilir ve kesilme zamanı, iade işleminin detaylarına göre farklılık gösterebilir.

İrsaliyeli Fatura: 

Hem fatura hem de sevk irsaliyesi işlevi gören fatura türüdür. Satışı yapılan ürünün detaylarıyla birlikte, taşıma ve teslimata ilişkin irsaliye bilgilerini de içerir.

Proforma Fatura: 

Taraflar arasında teklif sunmak amacıyla düzenlenen bir fatura çeşididir. Satılacak ürün veya hizmetle ilgili bilgilerin yanı sıra toplam tutar bu faturada yer alır. Ancak proforma fatura, yalnızca teklif verme amacı taşır; ödeme veya teslimat gerçekleştirilmez. Ayrıca resmi bir geçerliliği bulunmaz. 

e-Faturada Bulunması Gerekenler Nelerdir? 

e-Fatura uygulaması, düzenlenen faturaların Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) standartlarına uygun olarak oluşturulmasını zorunlu kılar. Bu nedenle, elektronik fatura düzenlenirken bazı temel bilgilerin eksiksiz ve doğru bir şekilde yer alması gerekir. e-Fatura sistemi ile düzenlenen faturalarda bulunması gereken temel bilgiler aşağıdaki gibidir: 

• Fatura Tarihi ve Numarası: Her e-Fatura, düzenlenme tarihini ve benzersiz bir fatura numarasını içermelidir. Bu bilgiler, faturanın takibi ve yasal geçerliliği açısından önemlidir.

• Alıcı ve Satıcı Bilgileri: e-Faturada, alıcı ve satıcıya ait unvan, adres, vergi dairesi ve vergi numarası gibi bilgiler yer almalıdır. Bu bilgiler, tarafların kimliklerini net bir şekilde belirler.

• Mal veya Hizmet Detayları: Faturada satılan mal veya sunulan hizmetin adı, birim fiyatı, miktarı ve toplam tutarı açıkça belirtilmelidir. Bu bilgiler hem ticari hem de yasal açıdan zorunludur.

• Vergi Bilgileri: Elektronik fatura sistemi, KDV ve diğer vergi oranlarının detaylı bir şekilde belirtilmesini gerektirir. Bu sayede, hem alıcı hem de satıcı yasal yükümlülüklerini yerine getirebilir.

• Elektronik İmza: e-Fatura uygulaması üzerinden düzenlenen her faturada, satıcının elektronik imzası veya mali mührü bulunmalıdır. e-İmza, faturanın güvenliğini ve doğruluğunu garanti eder.

• Ödeme ve Teslimat Bilgileri: Ödeme koşulları, teslimat tarihi ve yeri gibi bilgiler de faturada yer almalıdır. Bu, ticari işlemin tüm ayrıntılarının kayıt altına alınmasını sağlar.

e-Fatura Kimler Kesebilir? 

Elektronik fatura uygulaması, Türkiye'de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen kriterlere göre belirli işletmelerin kullanımına sunulmuştur. e-Fatura sistemine geçiş, hem gönüllü olarak yapılabilir hem de belirli şartlara bağlı olarak zorunlu hale gelebilir. Peki, kimler e-Fatura kesebilir? 

Zorunlu e-Fatura Kullanıcıları:

• Yıllık brüt satış hasılatı belirli bir tutarın üzerinde olan mükellefler, GİB tarafından belirlenen limitlere bağlı olarak elektronik fatura kesmekle yükümlüdür. Bu limitler her yıl güncellenebilir.

• Özel Tüketim Vergisi (ÖTV) mükellefleri, bu kapsamda e-Fatura düzenlemek zorundadır.

• e-Ticaret faaliyetinde bulunan ve belirlenen ciro sınırını aşan işletmeler de elektronik fatura uygulaması kapsamına girer.

Gönüllü Olarak e-Fatura Kullananlar:

• Zorunluluk kapsamında olmayan, ancak iş süreçlerini dijitalleştirmek isteyen işletmeler, elektronik fatura sistemine gönüllü olarak dahil olabilir.

• Özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler, kağıt masraflarını azaltmak ve süreçlerini hızlandırmak için e-Faturayı tercih eder.

Kamu Kurum ve Kuruluşları: 

Kamu sektöründe faaliyet gösteren kurumlar da, ticari işlemlerinde e-Fatura uygulaması kullanabilir. 

e-Fatura kesebilmek için işletmelerin, GİB tarafından onaylanmış bir entegratör sistemi kullanmaları veya GİB portalı üzerinden işlemlerini gerçekleştirmeleri gerekir. Elektronik fatura uygulaması, işletmelere yasal uyumluluk sağlamanın yanı sıra, süreçlerini daha verimli hale getirme imkanı tanır. 

e-Faturaya geçiş hakkında detaylara ulaşmak için “e-Faturaya Nasıl Geçilir?” başlıklı blog içeriğimizi ziyaret edebilirsiniz.

İşletmeler İçin Akıllı Muhasebe Çözümü Uyumsoft e-Fatura’da! 

e-Fatura, işletmelerin dijitalleşme yolculuğunda yasal uyumluluğu sağlayarak süreçlerini modernleştiren etkili bir sistemdir. Elektronik fatura uygulaması, ticari işlemleri güvenli bir şekilde yürütmek için belirli standartlar sunar ve hem zorunlu hem de gönüllü kullanıcılar için birçok avantaj sağlar. İşletmeler, ister GİB e-Fatura portalı üzerinden isterse özel entegratör hizmetleriyle sistemden faydalanabilir ve kağıt faturaların getirdiği operasyonel yüklerden kurtulabilir.

Uyumsoft’un e-Fatura çözümü, GİB uyumlu altyapısıyla işletmelere esnek ve kolay bir geçiş imkanı sunar. Bulut tabanlı teknolojilerle desteklenen Uyumsoft e-Fatura sistemi, hem zamandan hem de maliyetten tasarruf ederek ticari süreçlerinizi daha verimli hale getirir. Siz de GİB e-fatura standartlarına uygun bir sistemle çalışmak istiyorsanız, Uyumsoft’un yenilikçi çözümlerini hemen keşfedin!