İmza Sirküsü Nedir? Nasıl ve Nereden Alınır?

İmza Sirküsü Nedir?

İmza sirküsü, bir şirketin yetkili kişilerinin imza yetkisini belirten ve noter onaylı olan resmi bir belgedir. Bu belge, şirkette hangi yetkililerin hangi kapsamda imza atma yetkisine sahip olduğunu gösterir. İmza beyannamesi ise, imza sirküsüyle karıştırılsa da farklıdır. Beyanname, kişinin noter huzurunda verdiği imza örneğini içeren basit bir belgedir; ancak sirkü noter onaylı olarak tüm yetkileri resmi hale getirir.

İmza Sirküleri Ne İşe Yarar?

Bir şirketin ticari faaliyetlerini yürütmesi sırasında yetkili kişilerin belirlenmesi ve bu yetkilerin resmi olarak belgelenmesi büyük önem taşır. İmza sirküsü, iş dünyasında güvenilirliği sağlarken aynı zamanda hukuki ve finansal işlemlerde yetki sahipliğini kanıtlayan en temel belgedir. Şirketlerin finansal ve hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için şu alanlarda kullanılır:

• Şirket yetkililerinin kimler olduğunu ve hangi yetkileri bulunduğunu kanıtlar.

• Banka hesap açma, kredi kullanma, ödeme talimatı verme gibi işlemlerde zorunludur.

• Resmi iş süreçlerde şirket temsil yetkisini belgelendirir.

• Mahkeme ve hukuki işlemlerde şirketin temsiliyetini ispatlar.

• İhale ve resmi sözleşmelerde gereklidir.

İmza Sirküsü Nasıl Alınır?

İmza sirküsü almak isteyen şirket yetkilileri, noter veya ticaret sicil müdürlükleri aracılığıyla bu belgeyi belirli bir prosedür doğrultusunda temin edebilirler. İşletmelerin ticari işlemlerini yasal bir zemine oturtmak ve resmi kurumlarla iş yaparken herhangi bir hukuki sorunla karşılaşmamak için bu belgenin doğru bir şekilde alınması büyük önem taşır.

İmza Sirküsü Alma Süreci:

1. Gerekli Evrakları Hazırlama:

• Şirketin ticaret sicil gazetesi kaydı

• Vergi levhası

• Yetkili kişinin kimlik belgesi

• Şirketin ana sözleşmesi

2. Başvuru Yapma:
Şirket yetkilisi, yukarıdaki belgeler ile birlikte iki farklı yerden imza sirküsü alabilir:

• Noter: Yetkili kişi, gerekli belgeler ile herhangi bir notere giderek imza sirküsü düzenlenmesini talep edebilir.

• Ticaret Sicil Müdürlüğü: Yeni kurulan şirketler, kuruluş aşamasında ticaret sicil müdürlüğüne başvurarak noter işlemine gerek kalmadan imza sirküsü alabilirler.

3. Onay Süreci:

• Noter Başvurusu Durumunda: Noter, şirket yetkilisinin kimliğini ve yetkisini kontrol eder, imza yetkisini belirleyen belgeleri inceler ve yetkili kişi noter huzurunda imzasını atarak onay verir.

• Ticaret Sicil Müdürlüklerinde Başvuru Durumunda: Şirket yetkilisi, kuruluş işlemleri sırasında ticaret sicil müdürlüğüne ibraz edilen belgeler doğrultusunda imza sirküsünü alabilir.

4. Belgenin Düzenlenmesi ve Teslim Edilmesi:

• Noter Başvurusu: Noter, imza sirküsünü düzenleyerek onaylı bir şekilde şirket yetkilisine teslim eder. Belgenin bir kopyası noter tarafından arşivlenir.

• Ticaret Sicil Başvurusu: Ticaret sicil müdürlüğü tarafından düzenlenen imza sirküsü, şirket yetkilisine verilir.

İmza Sirküsü Nereden Alınır?

İmza sirküsü almak isteyen şirket yetkilileri için iki ana kurum bulunmaktadır: Noterler ve Ticaret Sicil Müdürlükleri. Şirketlerin yapısına ve gereksinimlerine göre uygun olan seçenek tercih edilerek işlemler gerçekleştirilebilir.

1. Noterler:

   • İmza sirküsü, noterler tarafından hazırlanarak onaylanır.

   • Şirket yetkilisi, kimlik belgesi, vergi levhası ve ticaret sicil gazetesi kaydı ile birlikte noter huzurunda imza sirküsü düzenlenmesini talep eder.

   • Noter, şirketin yetkililerini belirleyen belgeleri inceleyerek, ilgili kişilerin imza yetkisini resmileştirir.

   • Yetkili kişi noter huzurunda imzasını atar ve belgenin onaylanmasıyla işlemler tamamlanır.

   • Onaylanan imza sirküsü, şirket yetkilisine teslim edilir ve noter tarafından kayıt altına alınır.

2. Ticaret Sicil Müdürlükleri:

   • Bazı durumlarda, şirketler öncelikle Ticaret Sicil Müdürlüklerine başvurarak şirket yetkilileriyle ilgili belgeleri onaylatmalıdır.

   • Ticaret Sicil Müdürlükleri, şirketin yetkili temsilcilerini ve ticaret siciline kayıtlı olduğunu belgeleyen evrakları hazırlar.

   • Şirketin kuruluş aşamasında ya da yetkili değişikliklerinde bu müdürlüklere başvurulabilir.

   • Bu belgeler, noter onayına sunularak imza sirküsü haline getirilir.

Her iki kurum da şirket yetkililerinin resmi olarak tespit edilmesi ve yasal geçerliliği olan bir imza sirküsü oluşturulmasını sağlar. Ancak, noterler bu belgenin son haliyle onaylanmasını sağlayan tek yetkilidir.

İmza Sirküsü e-Devletten Alınır mı?

İmza sirküsü noter onayı gerektirdiği için e-Devlet üzerinden alınamaz. Noter tarafından resmiyet kazandırılan bir belge olması sebebiyle, fiziksel olarak noter huzurunda hazırlanması ve onaylanması gerekir. Ancak, şirketlerin yetkililik bilgileri, ticaret sicil kayıtları ve bazı resmî belgeler e-Devlet üzerinden sorgulanabilir. 

Ticaret siciline kayıtlı şirket bilgileri, şirket yetkililerinin isimleri ve yetki durumları belirli durumlarda e-Devlet sistemi aracılığıyla görüntülenebilir. Ancak bu bilgilerin resmî bir belge haline gelmesi ve resmiyette kullanılabilir olması için noter tasdiki şarttır. Dolayısıyla, imza sirküsü almak isteyen kişiler e-Devlet üzerinden bilgi edinebilir, ancak bu belgeyi almak için mutlaka bir notere başvurmalıdır.

İmza Sirküsü Kime Verilir?

İmza sirküsü, bir şirketin resmi olarak yetkilendirdiği kişilerin imza atma haklarını belgelendirdiği için belirli kurum ve kişilere sunulması gereken bir dokümandır. Resmi işlemlerde ve ticari sözleşmelerde kullanılabilmesi için yetkili kişiler ve ilgili kurumlarla paylaşılması gerekir. İmza sirküsünü talep eden ve kullanan başlıca taraflar aşağıdaki gibidir:

• Şirket yetkililerine ve ortaklarına,

• Bankalara, resmi kurumlara ve iş ortaklarına,

• Hukuki ve mali işlemlerde yetkili kişilere verilir.

Ticari işlemlerinizin sorunsuz ve güvenli şekilde yürütülmesi için imza sirküsü kritik bir rol oynar. İşletmelerin yasal süreçlerini eksiksiz yönetebilmesi için dijital ticari yazılımlar büyük bir avantaj sağlar. Uyumsoft’un sunduğu ticari yazılım Girus Ticari, muhasebe, finans ve ticari belgelerinizi düzenli bir şekilde yöneterek belgelendirme süreçlerini daha verimli hale getirir. Liox ERP, büyük ölçekli işletmeler için kapsamlı dosya yönetimi ve iş akışı kontrolü sunarken, MüşavirPro, mali müşavirlerin müşteri dosyalarını ve muhasebe süreçlerini eksiksiz şekilde organize etmelerine yardımcı olur.

İlginizi çekebilecek diğer içeriklerimiz: “Limited Şirket Nedir?”, “Limited Şirket Nasıl Kurulur?”