10 Dakikalık Okuma
Mali Mühür Nedir?
Konunun detaylarına girmeden önce mali mühür ne demek, açıklamakta fayda bulunur. Mali mühür, şirket ya da kurumlar gibi tüzel kişilikler tarafından kullanılan ve elektronik belgelerin doğruluğunu, bütünlüğünü ve yasal geçerliliğini sağlamak amacıyla geliştirilen dijital bir kimlik doğrulama aracıdır. Vergi beyannameleri, e-Faturalar ve e-Defter gibi mali belgelerin güvenli bir şekilde sunulmasını sağlayan mali mühür, Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) tarafından üretilir ve dağıtılır.
Mali Mühür Ne İşe Yarar?
Mali mühür, elektronik belgelerin gerçekten ilgili tüzel kişi tarafından imzalandığını doğrular. Belgenin içeriğinde yapılan değişiklikleri önler ve sahteciliğe karşı koruma sağlar. Ayrıca, elektronik ortamda imzalanan belgelerin kağıt ortamındaki belgelerle aynı yasal geçerliliğe sahip olmasını temin eder. Mali mühür, vergi beyannameleri ve diğer mali belgelerin güvenli bir şekilde iletilmesini ve saklanmasını sağlar, böylece mali işlemlerde güvenliği ve yasal uyumu garanti eder.
Mali Mühür Kurumsal Geçerliliğe Sahip midir?
Mali mühür kurumsal geçerliliği olan, kurumsal bir e-İmza çeşididir. Mali mühür; kullanım alanı ve özellikleri ile kurumun belirlenmiş olan yetkili kişilerin denetimi altında kullanılır ve bu kişilerin değişmesi durumunda kişisel bilgilerin GİB tarafından tespit edilen yöntemlerle bildirilmesi zorunluluğu olan bir mühürdür. Kurumsal geçerliliğini de bu özelliği sayesinde alır.
Mali Mühür Başvurusu İçin Hangi Adımlar İzlenmeli?
Öncelikle tüzel bir firma e-Fatura, e-Arşiv ya da e-Defter kullanıcısı olmak istiyorsa, mali mühür başvurusu yapmalıdır. Bunu temin etmek isteyen ve kart okuyucusu kullanacak olan firmalar, gerekli linkler üzerinden formu doldurarak sisteme giriş yapmalı ve mühür ücretini de Tübitak’a iletmelidir. Sonraki aşamada mühür ile e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter başvurusu yaparken firmayı sisteme tanımlamak amacıyla kullanılabilir. Böylece kurumunuzun bilgileri doğrulanır.
Mali mühür temin eden firmaların unutmaması gereken önemli nokta; mali mühür yenileme işleminin 3 senede bir yapılması gerektiğidir. Eğer, firma unvanında değişiklikler olmuş ise eski unvan üzerinden alınmış olan mali mührün geçerliliği kalmaz. Bu sebeple yeni unvanla tekrar başvuru süreci başlatılmalıdır. Mali mühre dair sertifika kullanımı ve yönetilmesi, akıllı kart ya da USB gibi cihazlara ve yazılıma erişim sağlamak için önceden mali mühür şifre oluşturma işleminin tamamlanmış olması gerekir.
Mali Mühür Hangi Amaçlarla Kullanılır?
Mali Mührün öncelikli olarak kullanım amacı; elektronik ortamda alışverişi yapılan belgelerin muhataplarına iletilmesi, alınması ve muhafaza edilmesi aşamasında güvenliğin ve gizliliğin sağlanmasıdır.
Mali mühür birçok alanda kullanılabilir. Özellikle de tüzel kişiler ile kurum, kuruluş ve firmalar tarafından e-Belge şeklinde düzenlenecek olan fatura ve diğer resmi evrakların kaynağının ve içeriğinin korunması amacıyla kullanılabilir.
Dijital mecralarda muhataplarına gönderilmesi ve elektronik ortamda muhafazası sırasında güvenliğinin sağlanması amacıyla da yaygın olarak kullanılır. Mali mühür sorgulama işlemi ile kimlik doğrulama, geçerlilik kontrolünü sağlama, yasal uyum, yenileme ve bakım süreçleri kontrol edilebilir.
Mali Mührün e-Fatura Uygulamasındaki Önemi Nedir?
Data transferlerinin güvenli olması e-Fatura uygulamaları için önemlidir. Bu yüzden, kaynağın inkar edilemezliği ve veri bütünlüğünün korunması amacı ile mali mühür kullanımı zorunlu hale gelmiştir. Gerçek şahıslar e-İmza kullanma seçeneğini de tercih edebilir. Bundan dolayı da mali mühür olmaksızın e-Fatura düzenlenemez.
Mali Mühür Kimler Tarafından Kullanılabilir?
Mali mührün kullanım alanı; kurumun yetkili olarak bildirdiği şahıslardır. Eğer kurum içerisinde yetkili olan kişi ya da kişiler değişmiş ise yerine atanan yetkili ya da yetkililerin kısa sürede seçilip, yetkili birimlere bildirilmesi zorunludur.
Mali Mühür Nasıl Alınır?
Mali mühür almak için öncelikle şirketinizin ticaret sicil gazetesi, vergi levhası, imza sirküleri ve yetkili kişinin kimlik fotokopisi gibi belgeleri hazırlamanız gerekir. Ardından, Kamu Sertifikasyon Merkezi (KAMU SM) veya yetkili diğer sağlayıcıların web siteleri üzerinden mali mühür başvurusunda bulunabilirsiniz. Başvuru formunu doldururken şirket bilgileri ve yetkili kişinin bilgilerini girmelisiniz. Formu doldurduktan sonra belirlenen ücreti online olarak ödemeniz gerekmektedir. Başvurunuzu tamamladıktan sonra, ilgili kurum başvurunuzu inceler ve onaylar. Onay sürecinin ardından, mali mühür cihazınız belirttiğiniz adrese gönderilir.
Mali Mühür ile e-İmza Arasındaki Fark Nedir?
Mali mühür, şirket ya da kurum gibi tüzel kişilikler tarafından vergi beyannameleri, e-Faturalar ve diğer resmi belgelerin doğruluğunu sağlamak için tercih edilirken, e-İmza bireysel kullanıcılar tarafından elektronik belgelerin hukuki geçerliliğini ve imzalayanın kimliğini doğrulamak için kullanılır. Mali mühür Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) tarafından kurumlar adına üretilirken, e-İmza Yetkili Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları (ESHS) tarafından bireyler adına üretilir.
