e Defter, işletmelerin yasal defterlerini elektronik ortamda tutmalarına olanak tanıyan, kağıt kullanımını ortadan kaldırarak dijital dönüşüme katkı sağlayan bir uygulamadır. Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu'na uygun olarak tasarlanan bu sistem, mali kayıtların düzenli, şeffaf ve güvenilir bir şekilde saklanmasını sağlar. Elektronik defter, işletmelerin hem yasal uyumluluğunu sağlarken hem de arşivleme süreçlerini kolaylaştırarak maliyet avantajı sunar. Bu yazıda, elektronik defter nedir, avantajları nelerdir, kimler geçmelidir gibi soruların cevaplarını bulabilirsiniz.
e-Defter Nedir?
e-Defter, işletmelerin yasal olarak tutmak zorunda olduğu yevmiye defteri ve Defter-i Kebir gibi defterlerin dijital ortamda oluşturulmasını, onaylanmasını ve saklanmasını sağlayan bir sistemdir. Elektronik defterlerin hazırlanması, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’nun belirlediği standartlara uygun şekilde gerçekleştirilir. Böylece, verilerin düzenli, şeffaf ve yasal gerekliliklere uygun bir biçimde kayıt altına alınması sağlanır.
e-Defter uygulaması, işletmelere birçok avantaj sunar. Kağıt kullanımını ortadan kaldırarak çevre dostu bir süreç sunarken, arşivleme maliyetlerini ve fiziksel depolama ihtiyacını azaltır. Uygulama sayesinde, vergi denetimleri sırasında defterlerin erişilebilir olması sağlanır. Bu da denetim süreçlerini kolaylaştırır ve işletmelerin uyumluluk yükümlülüklerini daha verimli bir şekilde yerine getirmelerine olanak tanır.
Ayrıca, elektronik defterlerin Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen formatta hazırlanması, dijital imza, mali mühür ya da uyumlu yazılım imzasıyla onaylanması ve GİB’e gönderilmesi süreçleri tam bir güvenlik ve standart çerçevesinde gerçekleşir. Bu sistem, yasal uyumluluğu sağlarken, iş süreçlerini dijitalleştirerek modern bir iş yapış biçimine geçişi destekler.
e-Deftere Geçmenin Avantajları Nelerdir?
e-Deftere geçiş, işletmeler için sadece yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda iş süreçlerinde verimlilik ve tasarruf sağlayan önemli bir adımdır. Deftere geçmenin avantajları aşağıdaki gibidir:
1. Maliyet Tasarrufu
Elektronik ortamda oluşturulan defterler kağıt, mürekkep, dosya ve fiziksel arşivleme maliyetlerini ortadan kaldırır. Elektronik ortamda oluşturulan ve saklanan defterler sayesinde hem iş gücü hem de depolama alanı tasarrufu sağlanır.
2. Yasal Uyumluluk ve Güvenilirlik
Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında belirlenen standartlara uygun olarak hazırlanan e-Defterler, yasal denetim süreçlerini kolaylaştırır. Elektronik defterlerin, dijital imza, mali mühür ya da uyumlu yazılım imzasıyla onaylanması kayıtların yasal olarak geçerli olmasını sağlar.
3. Pratik Erişim ve Denetim
Elektronik ortamda saklanan defterlere istenilen zaman ve yerden erişim sağlanır. Özellikle vergi denetimleri sırasında ilgili kayıtların hızla temin edilmesi, süreçleri daha verimli hale getirir.
4. Çevre Dostu Çözüm
Kağıt kullanımını tamamen ortadan kaldıran e-Defter programı, çevreye duyarlı bir yaklaşımı benimseyen işletmeler için sürdürülebilir bir çözüm sunar. Dijitalleşme, karbon ayak izini azaltarak çevreyi koruma çalışmalarına da katkıda bulunur.
5. Arşivleme ve Güvenlik
Defterler elektronik ortamda uzun süreli saklanabilir ve yedeklenebilir. Bu, fiziksel arşivlerin kaybolma, hasar görme veya çalınma risklerini tamamen ortadan kaldırır. Dijital veri koruma yöntemleri sayesinde bilgiler, yüksek güvenlik standartları altında muhafaza edilir.
6. Operasyonel Verimlilik
e-Defter uygulaması, kayıt oluşturma, düzenleme, onaylama ve raporlama süreçlerini hızlandırır. İşletmeler, operasyonel süreçlerdeki hataları minimize ederek daha verimli bir çalışma düzenine geçiş yapar.
7. Dijital Dönüşüme Katkı
Deftere geçiş, işletmelerin dijital dönüşüm sürecine uyum sağlamasını kolaylaştırır. Bu uygulama, sadece defter tutma işlemlerini değil, aynı zamanda iş süreçlerinin tamamını dijitalleştirmek için bir başlangıç noktası oluşturur.
e-Defter Nasıl Tutulur?
e-Defter tutma süreci, belirli adımların izlenmesini ve bazı teknik gereksinimlerin karşılanmasını gerektirir. Aşağıda defter tutma işlemine dair adımlar verilmiştir:
- Mali Mühür veya Elektronik İmza Temini: İsteğe bağlı olarak tüzel kişiler mali mühür, gerçek kişiler ise elektronik imza veya mali mühür edinmelidir. Ancak İVD üzerinden defter süreçleri artık yeni düzenlemeyle yürütülebilmektedir. Bu sebeple, mali mühür / eİmza şartı elektronik defter süreçlerinde bir zorunluluk değildir.
- Başvuru İşlemleri: Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e Defter uygulamasına elektronik ortamda başvuru yapılmalıdır. Başvuru, mali mühür veya e-İmza kullanılarak gerçekleştirilir. Bunun yanında, dijital İVD üzerinden mali mühür veya elektronik imza olmadan “Dilekçelerim”-”e Defter Dilekçesi” adımından resmi başvuru yapılabilmektedir.
- Uyumlu Yazılım Kullanımı: Defter oluşturma, kaydetme, onaylama ve saklama işlemleri için GİB'den uyumluluk onayı almış bir yazılım kullanılmalıdır. Bu yazılım, muhasebe kayıtlarının elektronik defter format ve standartlarına uygun şekilde tutulmasını sağlar.
- e-Defter Muvafakatnamesi Verme: İsteğe bağlı olarak firmalar, defter gönderim süreçlerinde e-İmza ya da mali mührü bilgisayarına takmak istemezlerse, dijital İVD üzerinden uyumlu yazılım firmasına e-Defter muvafakatnamesi verebilir. Böylece uyumlu yazılımın imzasıyla imzalanarak elektronik defter gönderim süreçleri yürütülür.
- Muhasebe Kayıtlarının Düzenlenmesi: Her bir belgeye ait bilgiler, tek bir yevmiye kaydında gösterilmelidir. Belgeye dayanmayan işlemlerde ise belge tipi, numarası ve tarihi gibi bilgiler girilmemelidir.
- Defter ve Beratlarının Oluşturulması: Şahıs firmaları için her ayın 10’unda, tüzel firmalar için her ayın 14’ünde ilgili döneme ait yevmiye defteri ve Defter-i Kebir elektronik ortamda hazırlanır. Bu defterlere ait berat dosyaları oluşturulur ve GİB sistemine gönderilir.
- Berat Dosyalarının GİB'e Gönderimi: Oluşturulan berat dosyaları, GİB'in belirlediği süreler içinde uygulaması üzerinden GİB'e iletilir. GİB, bu beratları kendi mali mühürü ile onaylayarak mükellefe geri gönderir.
- Saklama ve İbraz Yükümlülüğü:Elektronik defterler ve onaylanmış berat dosyaları, dijital ortamda en az 10 yıl süreyle saklanmalıdır. Denetim durumunda bu kayıtların ibrazı zorunludur.
Bu adımların eksiksiz ve doğru bir şekilde uygulanması, eDefter tutma sürecinin yasal mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlar.
e-Defter Kimlere Zorunlu?
eDefter, işletmelerin yasal defterlerini elektronik ortamda tutmalarını sağlayan bir sistemdir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kriterlere göre, aşağıdaki mükellef grupları için defter kullanımı zorunludur:
- e-Fatura Uygulamasına Geçiş Zorunluluğu Bulunan Mükellefler: e-Fatura uygulamasına dahil olması gereken mükellefler, izleyen yılbaşı itibarıyla e-Defter uygulamasına da geçmek zorundadır.
- Bağımsız Denetime Tabi Olan Şirketler: Türk Ticaret Kanunu'nun 397. maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler, bağımsız denetim şartlarını sağladıkları yılı takip eden yılın başından itibaren e-Defter uygulamasına geçmek zorundadır.
- Bilanço Esasına Göre Defter Tutan Mükellefler:1 Ocak 2025 tarihinden itibaren, bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olan veya ihtiyari olarak bu esasa göre defter tutmayı tercih eden mükellefler, uygulamaya dahil olmak zorundadır.
- Yeni İşe Başlayan, Sınıf Değiştiren veya Muafiyeti Kalkan Mükellefler:1 Ocak 2025 tarihinden itibaren yeni işe başlayan, yeniden işe başlayan, sınıf değiştiren, yeni bir mükellefiyete giren ve vergi muafiyeti kalkan mükelleflerden, bilanço esasına göre defter tutacak olanlar, bu tarihten itibaren e Defter uygulamasına geçmek zorundadır.
Uyumsoft e-Defter Çözümü ile Dijitalleşmeye Katkı Sağlayın
Elektronik defter, işletmelerin yasal defter tutma süreçlerini dijitalleştirerek düzen, şeffaflık ve güvenilirlik sağlayan bir sistemdir. Yasal yükümlülüklerin etkin bir şekilde yerine getirilmesini destekleyen defter uygulaması, aynı zamanda işletmelere operasyonel verimlilik, maliyet tasarrufu ve çevreye duyarlı bir çalışma modeli sunar.
Uyumsoft e-Defter çözümü, işletmelerin dijital dönüşüm süreçlerini desteklemek üzere geliştirilmiş, güvenilir bir hizmet sunar. Gelir İdaresi Başkanlığı standartlarına uyumlu yapısı, esnek kullanım seçenekleri ve güçlü teknik altyapısıyla Uyumsoft, e-Defter süreçlerinde iş ortaklarının yanında yer alır. İşletmenizin dijital dönüşüm hedeflerine ulaşmasında Uyumsoft’un uzmanlığını ve inovatif çözümlerini tercih edebilirsiniz.
e-Defter Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
e-Defter ne demek?
Elektronik defter, işletmelerin Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu kapsamında tutmak zorunda olduğu Defter-i Kebir ve yevmiye defterinin elektronik ortamda hazırlanması, saklanması ve Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara uygun olarak ibraz edilmesini sağlayan bir sistemdir.Elektronik defterde hangi defterler tutulur?
e Defter kapsamında yalnızca yevmiye defteri ve Defter-i Kebir tutulur. Diğer defterler bu sisteme dahil değildir.e-Defterin avantajları nelerdir?
e Defter, kağıt kullanımını ortadan kaldırarak maliyet tasarrufu sağlar, çevre dostudur ve arşivleme süreçlerini kolaylaştırır. Ayrıca, yasal denetimlerde pratik erişim ve güvenilirlik sunar.e-Defter verileri ne kadar süre saklanır?
Veriler, Vergi Usul Kanunu uyarınca 10 yıl boyunca elektronik ortamda saklanmalıdır.Uyumsoft’un e-Defter çözümleri neler sunar?
Uyumsoft, eDefter süreçlerini kolaylaştıran, GİB standartlarına tam uyumlu, güvenli ve kullanıcı dostu çözümler sunar. İşletmelerin dijital dönüşüm süreçlerinde esneklik ve güvenlik sağlayarak yasal yükümlülüklerin sorunsuz bir şekilde yerine getirilmesine yardımcı olur.e-Defter başvurusu için hangi belgeler gereklidir?
Elektronik defter işlemleri için İVD‘ye giriş bilgileri, işletme bilgileri ve uyumlu bir yazılım gereklidir.e-Defter ve e-Fatura arasındaki fark nedir?
e-Fatura, işletmeler arasında düzenlenen elektronik faturalandırma sürecini kapsarken, e Defter, işletmelerin yasal olarak tutmak zorunda oldukları muhasebe kayıtlarını elektronik ortama taşır.Zorunlu olmayan işletmeler e-Defter kullanabilir mi?
Evet, zorunluluk kapsamında olmayan işletmeler de isteğe bağlı olarak eDefter uygulamasına geçebilir. Bu işletmeler, başvuru yaptıkları ayı takip eden aydan itibaren defter tutmaya başlayabilir.e-Defter hakkında diğer yazılarımıza da göz atabilirsiniz;
10 soruda e-Defter hakkında merak ettikleriniz
e-Defter hakkında merak edilenler
Defter beyan sistemi ile ilgili merak edilenler
Ürünlerimiz hakkında detaylı bilgi almak için
iletişim formumuzu doldurabilirsiniz.
En kısa sürede uzman ekiplerimiz size
dönüş yapacaktır.