e Defter başvurusu, işletmelerin mali kayıtlarını dijital ortamda tutarak yasal gerekliliklere uygun hale getirmesini sağlayan önemli bir adımdır. Dijital dönüşüm sürecinin bir parçası olan bu uygulama, şirketlerin vergi mevzuatına uygun şekilde finansal verilerini daha düzenli bir şekilde yönetmelerine olanak tanır. Peki, e-Defter başvuru süreci nasıl işler, hangi adımlar izlenmelidir ve başvuru sırasında nelere dikkat edilmelidir? Bu içeriğimizde e-Defter başvurusu hakkında bilmeniz gereken tüm detayları bulabilirsiniz.
e-Defter Nedir?
Elektronik defter, işletmelerin yevmiye defteri ve büyük defter gibi resmi defterlerini elektronik ortamda oluşturmalarını, saklamalarını ve Gelir İdaresi Başkanlığı standartlarına uygun şekilde yönetmelerini sağlayan bir sistemdir. İşletmelerin dijital dönüşüm süreçlerinde önemli bir rol oynayan e-Defter, kağıt kullanımını ortadan kaldırarak çevre dostu bir çözüm sunarken, maliyet ve zaman tasarrufu da sağlar.
Daha detaylı bilgi için “e Defter Nedir?” adlı blog içeriğimizi inceleyebilirsiniz.
e-Deftere Nasıl Geçilir?
e-Defter uygulamasına geçiş, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği usul ve esaslara uygun olarak gerçekleştirilir. Aşağıda, e-Deftere geçiş süreci adım adım açıklanmıştır:
1. İsteğe bağlı olarak Mali Mühür veya Elektronik İmza Edinme
Defter uygulamasına geçiş için istenirse işletmenin mali mühür veya elektronik imza edinmesi gerekir. Gelir İdaresi Başkanlığı e-Defter portal başvuru ve gönderim süreçlerinde mali mühür zorunluluğunu kaldırmıştır. Eğer uyumlu yazılım firmanız ya da mali müşavirinize muvafakatname verirseniz. Defter gönderiminde mali mühre ihtiyacınız olmaz. Bu sebeple, artık mali mühür ya da e-İmza edinme zorunluluğu e-Defter süreçlerinde kalkmıştır.
2. e-Defter Uyumluluğuna Sahip Yazılım Seçimi
Elektronik defter uygulamasına geçiş yapabilmek için GİB tarafından onaylanmış bir e-Defter uyumlu yazılım kullanılması gerekir. Bu yazılım, defterlerin oluşturulması, onaylanması ve arşivlenmesi işlemlerini desteklemelidir.
3. Gelir İdaresi Başkanlığı Sistemine Kayıt
e-Defter uygulamasına dahil olmak isteyen işletmeler, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın edefter.gov.tr adresinden mali mühür ya da e-İmzasıyla kayıt işlemlerini gerçekleştirir.
Kayıt sırasında aşağıdaki bilgiler gereklidir:
- İşletme ünvanı ve vergi kimlik numarası
- İrtibat kurulacak kişiye ait ad, soyad, e-posta, telefon numarası
- İşletme telefon numarası, e-posta
- Uyumlu yazılım Firma Adı
Mali mühür ya da e-İmza olmadan Dijital İnteraktif Vergi Dairesine giriş yapılarak (Dijital Vergi Dairesi) e-Defter resmi başvurusunun yapılabilmesinin de önü açılmıştır.
4. Defter Formatlarının Hazırlanması
e-Defter kapsamında yalnızca yevmiye defteri ve büyük defter tutulur. Bu defterlerin, GİB’in belirlediği format ve standartlara uygun şekilde oluşturulması gerekir. Format, defterde yer alması gereken tüm bilgileri içerir ve dijital olarak doğrulanır.
5. Onay
e-Defter başvurusu sürecinde hazırlanan defterler, mali mühür veya elektronik imza ile imzalanır. Bu işlem, defterlerin yasal geçerlilik kazanmasını sağlar. Mali mühür veya elektronik imza ile imzalamak istemeyen mükellefler, Dijital İVD üzerinden uyumlu yazılım firmasına elektronik defter muvafakatnamesi oluşturabilir. Aynı zamanda mali mühür veya e-İmzayı bilgisayarına takmadan e-Defter gönderimini gerçekleştirebilirler.
6. e-Defterlerin GİB’e Gönderimi ve Saklanması
Onaylanan e-Defterler, belirtilen süre içinde GİB’e gönderilir ve işletme tarafından dijital ortamda en az 10 yıl boyunca saklanır.
7. Uygulamaya Geçiş Tarihlerini Takip Etme
Zorunluluğa tabi olan işletmeler, belirlenen süreler içinde geçiş yapmakla yükümlüdür. Bu yükümlülükler aşağıdaki gibidir:
- e-Fatura uygulamasına yıl içinde geçen işletmeler, izleyen yılın başında elektronik deftere geçmek zorundadır.
- Bağımsız denetime tabi işletmeler, bu kapsamda oldukları yılı takip eden yılın başında e-Deftere geçmelidir.
- Bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olan firmalar 1.1.2025 yılı itibariyle e-Deftere geçmek zorundadır.
e-Defterden Hangi İşletmeler Yararlanabilir?
Defter uygulaması, işletmelerin dijital dönüşüm sürecine katılarak yasal defterlerini elektronik ortamda oluşturup saklamalarını sağlar. Ancak bu uygulamadan yararlanabilecek işletmeler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen bazı kriterlere tabidir. e-Defterden yararlanabilecek işletmelerin kimler olduğu hakkında liste aşağıdaki gibidir:
1. Brüt Satış Hasılatı Şartını Sağlayanlar:
Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu'na göre belirlenen brüt satış hasılatı eşiğini geçen şirketler elektronik defter uygulamasına geçmekle yükümlüdür.2. e-Fatura Kullanıcıları:
e-Fatura sistemine kayıtlı olan işletmeler, genellikle e-Defter uygulamasına da geçiş yapmak durumundadır. e-Fatura kullanıcısı olmak, elektronik defter kullanımı için temel şartlardan biridir.3. Bağımsız Denetime Tabi Şirketler:
Bağımsız denetim kapsamına alınmış olan şirketlerin, kanuni defterlerini elektronik ortamda tutmaları zorunludur.4. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın Belirlediği Diğer Mükellefler:
GİB tarafından yayımlanan tebliğlerde belirtilen kriterlere uyan sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler, eDefter kullanıcısı olabilir veya olmak zorundadır.5. Gönüllü Geçiş Yapmak İsteyen İşletmeler:
Kanunen zorunluluk bulunmasa da iş süreçlerini dijitalleştirmek ve verimliliği artırmak isteyen küçük ve orta ölçekli işletmeler e Defter uygulamasını tercih edebilir.e-Defter Başvurusu Nereden Yapılır?
Elektronik defter başvurusu, Gelir İdaresi Başkanlığı (edefter.gov.tr) üzerinden yapılmaktadır. e-Deftere geçmek için yapılması gerekenler arasında öncelikle e-İmza ya da mali mühür temin edilmesi bulunur. Ancak, bazı durumlarda mali mühürsüz e-Defter başvurusu yapmak mümkündür. Örneğin; tüzel kişilikler için mali mühür zorunlu olsa da, şahıs şirketleri e-İmza kullanarak başvuru yapabilirler. Ayrıca, Dijital İnteraktif Vergi Dairesi sayfasından da e-Defter resmi başvurusu mali mühür veya e-İmza olmadan yapılabilmektedir.
Defter başvurusu sırasında mükellef bilgileri, mali mühür ya da e-İmza ile doğrulanır. e-Defter uygulamasına başarılı bir şekilde başvuru yaptıktan sonra, uyumlu bir defter yazılımı kullanarak defterlerinizi dijital ortamda hazırlayabilir ve ilgili dönemlerde GİB’e gönderebilirsiniz. Elektronik defter sistemine geçiş süreci, vergi mükellefleri için belirli yasal tarihler çerçevesinde zorunlu olduğundan, e-Defter başvuru işlemlerini zamanında yapmaya özen göstermek gerekir.
e-Defter Başvuru Süreçlerinde Uyumsoft Yanınızda!
İşletmelerin mevzuata uygun, hatasız ve kesintisiz e-Defter uygulamasını sürdürebilmeleri için güvenilir bir çözüm ortağı ile çalışmaları büyük önem taşır. Uyumsoft’un e-Defter çözümü, işletmenizin defter başvuru ve yönetim süreçlerini kolaylaştırarak, Gelir İdaresi Başkanlığı standartlarına tam uyumlu bir dijital altyapı sunar. Tüm e Defter işlemlerinizde size rehberlik eden Uyumsoft, kullanıcı dostu arayüzü ve entegre yapısı ile defterlerinizi hızlı ve güvenilir şekilde hazırlamanızı ve saklamanızı sağlar.
e-Defter Başvurusu Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
e-Defter başvurusu kimler için zorunludur?
Elektronik defter, işletmelerin Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu kapsamında tutmak zorunda olduğu Defter-i Kebir ve yevmiye defterinin elektronik ortamda hazırlanması, saklanması ve Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara uygun olarak ibraz edilmesini sağlayan bir sistemdir.e-Deftere nasıl başvuru yapılır?
e Defter kapsamında yalnızca yevmiye defteri ve Defter-i Kebir tutulur. Diğer defterler bu sisteme dahil değildir.e-Defter başvurusunda gerekli belgeler nelerdir?
e Defter, kağıt kullanımını ortadan kaldırarak maliyet tasarrufu sağlar, çevre dostudur ve arşivleme süreçlerini kolaylaştırır. Ayrıca, yasal denetimlerde pratik erişim ve güvenilirlik sunar.e-Defter başvurusu ne kadar sürede tamamlanır?
Veriler, Vergi Usul Kanunu uyarınca 10 yıl boyunca elektronik ortamda saklanmalıdır.e-Defter saklama süresi ne kadardır?
Uyumsoft, eDefter süreçlerini kolaylaştıran, GİB standartlarına tam uyumlu, güvenli ve kullanıcı dostu çözümler sunar. İşletmelerin dijital dönüşüm süreçlerinde esneklik ve güvenlik sağlayarak yasal yükümlülüklerin sorunsuz bir şekilde yerine getirilmesine yardımcı olur.e-Defter beratları nedir ve ne zaman gönderilmelidir?
Elektronik defter işlemleri için İVD‘ye giriş bilgileri, işletme bilgileri ve uyumlu bir yazılım gereklidir.e-Defter başvuru sorgulama nasıl yapılır?
e Defter sorgulamaları için aşağıdaki maddeleri uygulayabilirsiniz:- Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Portalı’na giriş yapın: https://www.edefter.gov.tr/ adresine gidin.
- Başvuru sorgulama bölümüne erişin:“Başvurunuzu Sorgulayabilirsiniz” sekmesini seçin ve gerekli bilgileri doldurun (vergi kimlik numarası/TC kimlik numarası, soyadı, e-posta).
- Sonuçları görüntüleyin: Başvurunuzun durumunu (E-defter başvurusu olup olmadığı varsa hangi tarihte başvuru yapıldı bilgisini ) bu ekrandan kontrol edebilirsiniz.
e-Defter uygulamasına geçişte Uyumsoft’un e-Defter çözümü nasıl yardımcı olur?
Uyumsoft’un e-Defter çözümü, defterlerinizi mevzuata uygun şekilde oluşturmanıza, onaylamanıza ve arşivlemenize olanak tanır. Uyumsoft’un entegre çözümleri ile süreçlerinizi sorunsuz ve verimli bir şekilde yönetebilirsiniz.e-Defter hakkında diğer yazılarımıza da göz atabilirsiniz;
10 soruda e Defter hakkında merak ettikleriniz
e Defter hakkında merak edilenler
Ürünlerimiz hakkında detaylı bilgi almak için
iletişim formumuzu doldurabilirsiniz.
En kısa sürede uzman ekiplerimiz size
dönüş yapacaktır.