e-Defter, adından da anlaşıldığı üzere, işletme defterlerinin elektronik
ortamda yapılıyor olması demektir. Burada, Gelir İdaresi Başkanlığı
(GİB)’in format ve standartlara uygun olarak, işletmenin e-Defteri
hazırlanmaktadır. e-Defterinin anlamını kısaca belirtirsek, Vergi Usul Kanunu
(VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) kuralları gereğince, tutulması zorunlu
olan defterlerin, e-dosya biçiminde hazırlanması, değişmezliğinin,
bütünlüğünün ve doğruluğunun garanti altına alınmasıyla
birlikte, ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesine imkan tanıyan
hukuki ve teknik düzenlemeler bütünüdür
diyebiliriz.
Bilindiği üzere, 19 Ekim 2019 tarihinde Resmi Gazetede yayınlanan
“Elektronik Defter Genel Tebliği ve Vergi Usül Kanunu Genel
Tebliği” ile çok kapsamlı bir elektronik belge düzenlenmesi
Türk ticaret hayatına girmiş olmaktadır. Yeni düzenlemenin kapsamında,
e-Fatura mükellefi olanlar için, e-Defterin zorunlu olduğu
açıklanmıştır. Bağımsız denetime tabi olan şirketlerin, 1 Ocak 2020
tarihi itibariyle e-Deftere geçme zorunluluğu olduğu belirtilmiştir.
Ayrıca, kamu kurum ve kuruluşlarının ise, e-Defter uygulamasına
geçmelerinin isteğe bağlı olduğu kaydedilmiştir.
e-Defterde
soru- cevaplar şunlardır:
Soru 1: e-Defter başvurusu nasıl yapılmaktadır?Cevap
1: e-Defter için başvurular www.edefter.gov.tr internet sitesine
yapılmaktadır. E-Defter için talep edilen belgelerden birkaçı
arasında şunları söyleyebiliriz:
1-www.edefter.gov.tr internet adresinde
yer alan “e-Defter Uygulaması Başvuru Formu ve
Taahhütnamesi”nin imzalı aslı gerekiyor.
2-Tüzel kişiler için başvuru formunu imzalayan kişi veya
kişilerin, yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin,
noterden tasdikli örneği gerekiyor.
3-Defterlerin oluşması sırasında kullanılmakta olan “Yazılım”
hakkında bilgi verilmesi gerekiyor.Soru 2: Elektronik
ortamda tutulan e-Defterler, kağıt ortamında da tutulacak
mıdır?Cevap 2: e-Defterlerin, aynı zamanda kağıt ortamda
tutulmasına gerek yoktur. Ancak, defterlere ait kayıtların, bozulmaması ve
zarar görmemesi gerekmektedir. Eğer, e-Defter kayıtlarının muhafaza
edilmesinde bir sorun ile karşı karşıya olunursa, 3 iş gününde
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’e bildirilmesi
gerekmektedir.Soru 3: e-Defter uygulamasında, tasdik işlemi
nasıl yapılmaktadır?Cevap 3: Hesap döneminin ilk
ayının e-Defter için açılış onayının, son ay ise kapanış
onayının olduğunu belirtiriz. Gerçek ve tüzel kişiler,
e-Defterlerini, ilgili ayı takip eden diğer ayın son gününe kadar
vermektedirler. e-Defterde, imzalı ve mühürlü defterler
için berat dosyaları oluşturulmaktadır ve hazırlanan e-Defterler,
GİB’in (Gelir İdaresi Başkanlığı) onayına sunulmaktadır.Soru
4: e-Deftere geçenler, geçmişteki defterlerini ne
yapmalıdırlar?Cevap 4: e-Defter uygulamasına geçen
mükellefler, geçmiş defterlerinin kapanış tasdiklerini
yaptırdıktan sonra, genel yükümlülükler
çerçevesinde muhafaza etmelidirler.Soru 5:
e-Defterlerin, muhafaza edilmesi ve ibrazı nasıl
olmaktadır?Cevap 5: e-Defterler, istenildiği takdirde ibraz
edilmek üzere, muhafaza edilmektedir. Burada e-Defterlerin, doğruluğu,
bütünlüğü ve değişmezliğinin ispat edilmesi zaruridir.
e-Defterler ve beratların, istenildiğinde kolayca erişilebilme ve eksiksiz
şekilde görüntülenebilme biçiminde, ülkemiz
sınırları içinde saklanması ve muhafaza edilmeleri zorunludur.
