Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’in e-belge uygulamalarında (e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM, e-Bilet) mükellef olan işletmeler, bu süreçlerini yönetmek için genellikle “özel entegratörler” ile yola devam etmeyi tercih ediyorlar. Özel entegratör olan bir firmayı seçerken dikkat etmeleri gereken bazı püf noktaları bulunuyor. Nitekim Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) e-belge uygulamalarına geçişte mükelleflerin; elektronik ortamda fatura, defter, irsaliye, arşiv, SMM, MM gibi süreçlerini aksamadan yönetebilecekleri, GİB e-belge uygulama özelliklerine sahip yetkin bir yazılımı olan ve bu sürecin yönetiminde nitelikli hizmet alabilecekleri bir özel entegratörü seçmeleri önemli bir konudur. Mükellefler, seçmeyi istediği özel entegratör firmasının, yazılım teknolojisini, işlevselliğini ve hizmetlerinin niteliğini incelemelidir, ölçmelidir ve ardından da kararlarını vermelidir. Bu noktada, GİB e-belge uygulamalarını, bulutta kurumsal iş uygulamalarıyla bütünleşik olarak sunan Uyumsoft Bilgi Sistemleri ve Teknolojileri AŞ’nin aralarında yer aldığı özel bir entegratör ile e-Belgelere geçmeleri ve bu e-Dönüşüm yolculuğunu birlikte yönetmeleri uygun olacaktır.
Özel entegratörün, kurumsal ve örgütsel yapısı incelenmelidir
Özel entegratörün, hizmet verdiği müşterilerinin e-belgelerini (e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter, e-İrsaliye vb) saklayacağı süre 10 yıldır ve bu uzun bir zaman dilimidir. Bu nedenle, özel entegratörün arkasındaki kurumsal yapısının ve organizasyonel yetkinliğinin iyi analiz edilmesi gereklidir. Örneğin, özel entegratör firmasının, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’in tebliğ ve yönetmeliklerindeki değişiklikleri hızlıca uygulamaya yansıtabilecek ve aynı anda gelebilecek olan yüzlerce telefon trafiği ile yoğun iş taleplerini de karşılayabilecek tecrübe ve yetkinliğine sahip olmaları önemlidir. Çünkü, özel entegratörün e-belge uygulaması, mükelleflerin kanuni yükümlülüklerini karşılayacak şekilde kendi başına bir fatura yönetim modülü gibi çalışmalıdır. Özel bir entegratör ile çalışmayı tercih edecek mükellefler, öncelikle yaklaşık kaç adet fatura gönderdiğini ve kaç adet fatura aldığını hizmet satın almaya başlamadan önce kendi kurumu içerisinde değerlendirmelidir. Yüksek adetlerde fatura fiyatlamasında (binlerce fatura için oldukça düşük fiyat), fatura başına birim maliyeti çok daha ekonomik olmaktadır. Özetle, öncelikle mükellefler, yaklaşık kaç adet fatura gönderip-aldıklarını analiz etmelidirler. Ardından, kendilerine uygun şartları sunan, aralarında ülkemizin inovasyon lideri Uyumsoft AŞ’nin bulunduğu özel entegratörlerden birisi ile e-Dönüşüm yolculuğuna devam edeceklerdir.
